1.1. Objeto

El presente capítulo tiene por objeto establecer el control documental de la Política de Tratamiento de Datos Personales del Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S., garantizando la trazabilidad de sus modificaciones, la identificación de las versiones emitidas, las aprobaciones correspondientes y la vigencia de cada actualización.

Toda modificación a esta política deberá obedecer a cambios normativos, organizacionales, tecnológicos, operativos o a la implementación de mejores prácticas en materia de protección de datos personales, debiendo quedar debidamente documentada mediante el presente registro de versiones.

1.2. Historial de Versiones

1.3. Control de Aprobaciones

La presente política deberá ser revisada y aprobada por la Representante Legal del Centro Integral antes de su entrada en vigencia. Cualquier modificación posterior deberá seguir el mismo procedimiento de revisión, aprobación y divulgación institucional.

1.4. Control de Distribución

La versión vigente de esta Política será publicada a través de los canales oficiales definidos por el Centro Integral y estará disponible para consulta por parte de los titulares de la información, colaboradores, contratistas, voluntarios y demás grupos de interés.

Se entenderá como versión oficial únicamente aquella que se encuentre aprobada por la Representante Legal y publicada en los medios institucionales autorizados.

Las versiones anteriores serán conservadas como parte del sistema de gestión documental del Centro Integral, exclusivamente para efectos de consulta histórica, auditoría, trazabilidad y cumplimiento normativo, sin que puedan ser utilizadas para la aplicación de procedimientos vigentes.

1.5. Frecuencia de Revisión

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales será objeto de revisión, como mínimo, una (1) vez cada dos (2) años, o antes de dicho término cuando ocurra cualquiera de las siguientes circunstancias:

• Expedición o modificación de normas relacionadas con la protección de datos personales.
• Cambios en la estructura organizacional del Centro Integral.
• Implementación de nuevos procesos o tecnologías que impliquen tratamiento de datos personales.
• Cambios en las finalidades del tratamiento de la información.
• Requerimientos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio u otra autoridad competente.
• Identificación de riesgos que hagan necesaria la actualización de la presente política.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como objetivo establecer los lineamientos, principios, procedimientos y responsabilidades que rigen el tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, conservados y suprimidos por el Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S., en desarrollo de sus actividades misionales, asistenciales, académicas, administrativas, contractuales y de apoyo.

Esta política busca garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y controlar la información que haya sido recolectada sobre ellas en bases de datos o archivos administrados por el Centro Integral, asegurando que dicho tratamiento se realice con observancia de los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada (Accountability), conforme a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que regulan la protección de datos personales.

De manera especial, la presente política establece las medidas necesarias para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales sensibles relacionados con la salud física, mental, emocional y espiritual de los usuarios y beneficiarios de los programas desarrollados por el Centro Integral, así como de la información correspondiente a colaboradores, voluntarios, profesionales de la salud, contratistas, proveedores, donantes y demás titulares cuyos datos sean objeto de tratamiento.

Así mismo, esta política tiene como finalidad fortalecer la cultura institucional de protección de datos personales, promover la adopción de buenas prácticas en materia de privacidad y seguridad de la información, prevenir riesgos derivados del tratamiento inadecuado de los datos personales y demostrar el compromiso permanente del Centro Integral con el cumplimiento de las obligaciones legales y regulatorias aplicables, generando confianza en sus usuarios, aliados estratégicos, autoridades y demás grupos de interés.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales aplica a todas las actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, rectificación, organización, conservación, transmisión, transferencia, supresión y, en general, cualquier otra operación que implique el tratamiento de datos personales realizado por el Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S., en desarrollo de su objeto social y de las actividades que ejecuta en cumplimiento de su misión institucional.

Las disposiciones contenidas en esta política son de obligatorio cumplimiento para todos los directivos, administradores, miembros de los órganos de dirección, colaboradores, empleados, contratistas, voluntarios, practicantes, profesionales de la salud, consultores, proveedores, aliados estratégicos y cualquier persona natural o jurídica que, por razón de sus funciones o de la relación contractual o legal existente con el Centro Integral, tenga acceso a datos personales o participe en cualquiera de las etapas del tratamiento de la información.

Igualmente, la presente política aplica al tratamiento de los datos personales de los diferentes grupos de interés del Centro Integral, incluyendo, entre otros:

• Usuarios y beneficiarios de los programas y servicios ofrecidos por el Centro Integral.
• Padres, madres, acudientes o representantes legales de niños, niñas y adolescentes cuando corresponda.
• Familiares o personas autorizadas por los titulares.
• Colaboradores, empleados y exempleados.
• Aspirantes a procesos de selección.
• Miembros de los órganos de administración y dirección.
• Voluntarios y cooperantes.
• Profesionales de la salud vinculados o que presten servicios al Centro Integral.
• Contratistas y subcontratistas.
• Proveedores de bienes y servicios.
• Donantes, patrocinadores y benefactores.
• Aliados estratégicos y entidades con las cuales el Centro Integral desarrolle proyectos o programas conjuntos.
• Visitantes de las instalaciones físicas.
• Usuarios de los canales digitales, página web institucional, redes sociales y demás plataformas tecnológicas administradas por el Centro Integral.

La presente política comprende el tratamiento de todas las categorías de datos personales administradas por el Centro Integral, incluyendo datos públicos, semiprivados, privados y datos personales sensibles, especialmente aquellos relacionados con la salud física, mental, emocional y espiritual de los titulares, información clínica o terapéutica, datos biométricos cuando sean recolectados, información socioeconómica, académica, laboral y cualquier otra información necesaria para el adecuado desarrollo de las actividades institucionales.

Así mismo, esta política resulta aplicable a las bases de datos administradas directamente por el Centro Integral, así como a aquellas cuyo tratamiento sea realizado por terceros en calidad de Encargados del Tratamiento, cuando actúen por cuenta del Centro Integral en virtud de contratos, convenios o cualquier otro instrumento jurídico que implique el acceso a datos personales.

Las disposiciones aquí previstas serán aplicables tanto a los tratamientos realizados mediante medios físicos como electrónicos, automatizados o manuales, incluyendo los sistemas de información, plataformas tecnológicas, aplicaciones, servicios en la nube, herramientas de comunicación, archivos físicos, registros administrativos y cualquier otro medio utilizado para la gestión de información personal.

La presente política será aplicable durante todo el ciclo de vida de los datos personales, desde su recolección hasta su eliminación o anonimización, de conformidad con las finalidades autorizadas por los titulares, los principios establecidos en la legislación colombiana y las obligaciones legales de conservación de la información.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se fundamenta en las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias que regulan el derecho fundamental al habeas data, la protección de los datos personales y la privacidad de la información en Colombia, así como en aquellas normas especiales aplicables a la prestación de servicios relacionados con la salud, el bienestar y la atención integral de las personas.

En consecuencia, el Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. desarrollará el tratamiento de datos personales conforme al siguiente marco normativo:

4.1 Constitución Política de Colombia

• Artículo 15, que consagra el derecho fundamental al habeas data, a la intimidad personal y familiar y al buen nombre, estableciendo que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas repose en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas.
• Artículo 20, relativo al derecho a recibir información veraz e imparcial, garantizando el respeto por la intimidad y la protección de la información personal.
• Artículo 74, que reconoce el derecho de acceso a los documentos públicos, con las limitaciones establecidas por la ley para proteger la información reservada y los datos personales.

4.2 Ley 1581 de 2012

Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales.

Esta ley constituye el régimen general de protección de datos personales en Colombia y establece los principios, derechos, deberes y obligaciones que regulan el tratamiento de la información personal por parte de responsables y encargados del tratamiento.

La presente política se desarrolla conforme a los principios previstos en esta ley, garantizando el tratamiento legítimo, seguro y transparente de los datos personales administrados por el Centro Integral.

4.3 Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015

Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25.

Este decreto compila la reglamentación aplicable al régimen general de protección de datos personales y desarrolla aspectos relacionados con:

• Autorización para el tratamiento.
• Aviso de privacidad.
• Derechos de los titulares.
• Procedimientos para consultas y reclamos.
• Transferencia y transmisión de datos personales.
• Medidas de responsabilidad de los responsables y encargados del tratamiento.

El Centro Integral aplicará las disposiciones contenidas en este decreto para garantizar el adecuado cumplimiento de sus obligaciones legales.

4.4 Ley 1266 de 2008

En los eventos en que resulte aplicable, particularmente respecto del tratamiento de información financiera, comercial, crediticia o relacionada con obligaciones económicas de colaboradores, contratistas, proveedores o terceros, el Centro Integral observará las disposiciones contenidas en la Ley 1266 de 2008 y sus modificaciones.

4.5 Ley 1751 de 2015

Por medio de la cual se regula el derecho fundamental a la salud.

Considerando que el Centro Integral desarrolla actividades relacionadas con la atención integral de personas mediante servicios de acompañamiento psicológico, emocional, espiritual y de apoyo psiquiátrico, el tratamiento de la información relacionada con la salud deberá observar los principios de confidencialidad, dignidad humana, autonomía y respeto por los derechos de los usuarios.

4.6 Ley 23 de 1981

Normas en materia de Ética Médica.

Cuando el Centro Integral, directamente o a través de profesionales vinculados, participe en la prestación de servicios relacionados con la salud, garantizará la reserva profesional y la confidencialidad de la información clínica conforme a esta ley.

4.7 Resolución 1995 de 1999

Por la cual se establecen las normas para el manejo de la Historia Clínica.

La elaboración, administración, custodia y conservación de la historia clínica es responsabilidad exclusiva del profesional tratante debidamente autorizado, en los términos de la presente resolución. El Centro Integral no administra ni custodia historias clínicas o documentos equivalentes; cuando en el marco de la coordinación administrativa de los servicios tenga conocimiento incidental de información relacionada con ellas, observará en todo caso las disposiciones de confidencialidad y reserva establecidas en dicha normativa.

4.8 Ley 1098 de 2006

Código de la Infancia y la Adolescencia.

Cuando el tratamiento involucre datos personales de niños, niñas y adolescentes, el Centro Integral garantizará la protección reforzada prevista en la legislación colombiana, velando por el interés superior del menor y el respeto de sus derechos fundamentales.

4.9 Código de Comercio y Código Civil Colombiano

En lo pertinente, el Centro Integral dará cumplimiento a las disposiciones relacionadas con la conservación de documentos, la responsabilidad contractual y extracontractual, así como a las obligaciones derivadas de las relaciones jurídicas que impliquen el tratamiento de datos personales.

4.10 Circulares, Guías y Lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio

El Centro Integral adoptará las recomendaciones, criterios técnicos y lineamientos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio como Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, especialmente aquellos relacionados con:

• El principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability).
• Gestión del riesgo en protección de datos personales.
• Implementación de programas integrales de gestión de datos personales.
• Seguridad de la información.
• Atención de consultas y reclamos.
• Buenas prácticas para responsables y encargados del tratamiento.

4.11 Jurisprudencia y doctrina administrativa

La interpretación y aplicación de la presente política tendrá en consideración, además del marco legal vigente, los criterios orientadores emitidos por la Corte Constitucional de Colombia en materia de protección del derecho fundamental al habeas data y a la intimidad, así como la doctrina, conceptos, guías, circulares y demás lineamientos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de sus funciones como Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, siempre que resulten aplicables al tratamiento realizado por el Centro Integral.

4.12 Demás normas concordantes

La presente política se interpretará y aplicará de conformidad con las demás disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y jurisprudenciales que regulen el tratamiento de datos personales, la protección de la información, la privacidad, la seguridad de la información y los derechos fundamentales de los titulares.

En caso de modificación, derogatoria o expedición de nuevas normas relacionadas con la materia, el Centro Integral actualizará la presente política con el fin de garantizar su permanente alineación con el ordenamiento jurídico colombiano.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales que recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza, conserva o suprime en desarrollo de sus actividades institucionales.

En tal calidad, el Centro Integral es responsable de garantizar que el tratamiento de los datos personales se realice de manera lícita, transparente, segura y conforme a las finalidades previamente informadas y autorizadas por los titulares, adoptando las medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales necesarias para proteger la información contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, uso indebido, divulgación o cualquier otro tratamiento contrario a la normatividad vigente.

5.1. Información del Responsable del Tratamiento

5.2. Funciones del Responsable del Tratamiento

El Centro Integral, en su calidad de Responsable del Tratamiento, ejercerá, entre otras, las siguientes funciones:

1. Garantizar a los titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho fundamental de hábeas data.
2. Solicitar y conservar la autorización otorgada por los titulares cuando esta sea requerida conforme a la legislación vigente.
3. Informar de manera clara, suficiente y previa las finalidades para las cuales serán tratados los datos personales.
4. Adoptar medidas técnicas, administrativas, jurídicas y organizacionales que permitan proteger la información contra riesgos de pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido, divulgación o destrucción.
5. Garantizar la confidencialidad de la información personal tratada por el Centro Integral.
6. Atender oportunamente las consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos formulados por los titulares o por quienes acrediten legitimación para actuar en su nombre.
7. Actualizar, rectificar o suprimir la información cuando ello resulte procedente conforme a la legislación aplicable.
8. Informar a los Encargados del Tratamiento sobre las obligaciones derivadas de la presente política y verificar el cumplimiento de las medidas de protección de datos personales.
9. Implementar mecanismos de mejora continua que permitan fortalecer el sistema institucional de protección de datos personales.
10. Cumplir las demás obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

5.3. Canal para el ejercicio de derechos

Los titulares de los datos personales podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir la información, revocar la autorización otorgada, presentar consultas o formular reclamos a través de los canales oficiales habilitados por el Centro Integral.

El Centro Integral garantizará que las solicitudes sean atendidas dentro de los términos previstos en la legislación colombiana y mediante procedimientos que aseguren la protección de la identidad del titular y la confidencialidad de la información suministrada.

Para efectos de la interpretación y aplicación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se adoptan las siguientes definiciones, las cuales se fundamentan en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes:

6.1. Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para que el Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.

6.2. Aviso de Privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento y dirigida al Titular, mediante la cual se informa la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales, las finalidades del tratamiento, los derechos que le asisten al Titular y los mecanismos para acceder a la información correspondiente.

6.3. Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento, cualquiera sea la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso, ya sea en medios físicos, electrónicos, digitales o cualquier otro soporte.

6.4. Dato Personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

6.5. Dato Público

Es el dato calificado como tal por la ley o la Constitución Política, así como aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de comerciante o servidor público.

6.6. Dato Privado

Es aquel que por su naturaleza íntima o reservada únicamente es relevante para su Titular.

6.7. Dato Semiprivado

Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada o pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar tanto al Titular como a un determinado sector o grupo de personas.

6.8. Dato Sensible

Se entiende por dato sensible aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Para efectos de la presente política, tendrán esta calidad, entre otros:

• Información relacionada con la salud física.
• Información sobre salud mental.
• Diagnósticos médicos.
• Diagnósticos psicológicos o psiquiátricos.
• Historia clínica.
• Información terapéutica.
• Información sobre consumo de sustancias psicoactivas.
• Información genética.
• Datos biométricos.
• Convicciones religiosas o filosóficas cuando sean conocidas en el marco de la atención brindada por el Centro Integral.
• Información relacionada con la orientación espiritual suministrada voluntariamente por el Titular dentro de los procesos de acompañamiento desarrollados por el Centro Integral.

El tratamiento de estos datos se realizará bajo medidas reforzadas de confidencialidad y seguridad.

6.9. Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

6.10. Responsable del Tratamiento

Persona jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

Para efectos de la presente política, el Responsable del Tratamiento es el Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S.

6.11. Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte del Centro Integral.

6.12. Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como:

• Recolección.
• Registro.
• Organización.
• Almacenamiento.
• Conservación.
• Consulta.
• Uso.
• Actualización.
• Modificación.
• Rectificación.
• Circulación.
• Transmisión.
• Transferencia.
• Bloqueo.
• Supresión.
• Eliminación.
• Destrucción.

6.13. Transferencia de Datos Personales

Envío de datos personales a un Responsable del Tratamiento ubicado dentro o fuera del territorio colombiano, quien actuará como Responsable de manera independiente.

6.14. Transmisión de Datos Personales

Comunicación de datos personales a un Encargado del Tratamiento para que los procese por cuenta del Responsable, dentro o fuera del territorio nacional, en los términos previstos en la legislación vigente.

6.15. Historia Clínica

Documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del usuario, los actos médicos y asistenciales ejecutados y demás procedimientos relacionados con la atención prestada.

Su tratamiento estará sujeto a las disposiciones especiales que regulan la materia y únicamente podrá ser consultada por las personas autorizadas por la ley.

6.16. Información Clínica

Conjunto de datos relacionados con la condición física, mental, emocional, psiquiátrica, psicológica o terapéutica del usuario, independientemente de que hagan o no parte de una historia clínica formal.

6.17. Profesional de la Salud

Persona natural legalmente habilitada para prestar servicios de salud, tales como médicos, psiquiatras, psicólogos, terapeutas ocupacionales, trabajadores sociales, enfermeros y demás profesionales que participen en la atención integral de los usuarios del Centro Integral.

6.18. Atención Extramural

Prestación de servicios profesionales, asistenciales, terapéuticos, educativos o de acompañamiento realizada fuera de las instalaciones físicas del Centro Integral, incluyendo domicilios, instituciones, comunidades, centros educativos, empresas o cualquier otro lugar autorizado para el desarrollo de las actividades institucionales.

6.19. Anonimización

Proceso técnico mediante el cual un dato personal es transformado de forma irreversible para impedir la identificación del Titular, incluso mediante la utilización de información adicional.

6.20. Seudonimización

Tratamiento de datos personales mediante el cual la información deja de poder atribuirse a un Titular específico sin utilizar información adicional que permanece separada y protegida mediante medidas técnicas y organizacionales.

6.21. Incidente de Seguridad de la Información

Evento real o potencial que compromete la confidencialidad, integridad, disponibilidad o autenticidad de los datos personales administrados por el Centro Integral, incluyendo el acceso no autorizado, pérdida, alteración, destrucción, divulgación o uso indebido de la información.

6.22. Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability)

Compromiso institucional mediante el cual el Centro Integral adopta políticas, procedimientos, controles y mecanismos orientados a garantizar y demostrar el cumplimiento permanente de la normativa sobre protección de datos personales, implementando procesos de mejora continua y gestión de riesgos asociados al tratamiento de la información.

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, desarrollará todas las actividades relacionadas con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, conservación y supresión de datos personales con estricta observancia de los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás disposiciones que regulan la protección de datos personales en Colombia.

En consecuencia, toda actuación relacionada con el tratamiento de información personal deberá observar los siguientes principios:

7.1. Principio de Legalidad

El tratamiento de datos personales constituye una actividad reglada que deberá sujetarse en todo momento a la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que regulen la materia.

Ningún tratamiento podrá realizarse al margen de las disposiciones legales vigentes.

7.2. Principio de Finalidad

El tratamiento de los datos personales obedecerá a una finalidad legítima, específica, explícita e informada al Titular.

El Centro Integral únicamente tratará la información necesaria para el cumplimiento de su objeto social, el desarrollo de sus programas, la prestación de sus servicios y el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales o institucionales.

Los datos personales no serán utilizados para fines incompatibles con aquellos que motivaron su recolección.

7.3. Principio de Libertad

El tratamiento de los datos personales solo podrá realizarse con la autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo las excepciones previstas por la legislación colombiana.

El Centro Integral se abstendrá de obtener o tratar datos personales mediante prácticas engañosas, coercitivas o cualquier mecanismo que afecte la libertad de decisión del Titular.

7.4. Principio de Veracidad o Calidad

La información objeto de tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

El Centro Integral adoptará mecanismos razonables para mantener la información actualizada y corregirá oportunamente los datos cuando el Titular solicite su actualización o rectificación, siempre que exista soporte para ello.

7.5. Principio de Transparencia

El Centro Integral garantizará a los Titulares el derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones indebidas, información sobre la existencia de datos personales que sean objeto de tratamiento, las finalidades para las cuales son utilizados y los mecanismos disponibles para ejercer sus derechos.

7.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida

Los datos personales únicamente podrán ser tratados por las personas autorizadas para ello o por quienes se encuentren legitimados conforme a la ley.

La información no estará disponible en medios de acceso público ni podrá divulgarse indiscriminadamente, salvo cuando exista autorización del Titular o mandato legal que así lo permita.

El Centro Integral implementará controles de acceso físico y lógico que permitan restringir el conocimiento de la información únicamente al personal que la requiera para el ejercicio de sus funciones.

7.7. Principio de Seguridad

El Centro Integral adoptará las medidas técnicas, administrativas, jurídicas, organizacionales y humanas necesarias para proteger los datos personales contra su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizada, así como frente a cualquier tratamiento fraudulento o contrario a la ley.

Las medidas de seguridad serán proporcionales a la naturaleza de la información tratada y al nivel de riesgo asociado, prestando especial protección a los datos personales sensibles.

7.8. Principio de Confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación laboral, contractual, académica o de voluntariado con el Centro Integral.

La obligación de confidencialidad se extenderá a toda información que no tenga el carácter de pública y cuya divulgación pueda afectar los derechos de los Titulares.

7.9. Principio de Necesidad y Proporcionalidad

El Centro Integral únicamente recolectará y tratará los datos personales estrictamente necesarios para cumplir las finalidades previamente informadas.

No se solicitará información excesiva, irrelevante o desproporcionada respecto de las actividades desarrolladas por el Centro Integral.

7.10. Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability)

El Centro Integral implementará políticas, procedimientos, controles internos y mecanismos de mejora continua orientados a demostrar el cumplimiento efectivo de la normativa sobre protección de datos personales.

En desarrollo de este principio, promoverá una cultura organizacional basada en la prevención de riesgos, la protección de la privacidad, la gestión adecuada de la información y la capacitación permanente de quienes intervienen en el tratamiento de datos personales.

7.11. Principio de Privacidad desde el Diseño y por Defecto

Siempre que el Centro Integral implemente nuevos procesos, tecnologías, plataformas, programas o proyectos que impliquen el tratamiento de datos personales, procurará incorporar desde su diseño medidas orientadas a proteger la privacidad de los Titulares.

Así mismo, procurará que, por defecto, únicamente se recolecte y trate la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de las finalidades autorizadas.

7.12. Principio de Protección Reforzada de Datos Sensibles

Dada la naturaleza de las actividades desarrolladas por el Centro Integral, el tratamiento de datos personales relacionados con la salud física, mental, emocional, psicológica, psiquiátrica o espiritual se realizará bajo estándares reforzados de confidencialidad, seguridad y acceso restringido.

El Centro Integral adoptará medidas especiales para prevenir cualquier forma de discriminación, estigmatización o afectación de los derechos fundamentales de los Titulares como consecuencia del tratamiento de esta información.

7.13. Principio de Temporalidad

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección, atender obligaciones legales, contractuales o regulatorias, o ejercer la defensa de los derechos del Centro Integral.

Una vez desaparezcan dichas finalidades y vencidos los términos legales de conservación, la información será eliminada, anonimizada o archivada conforme a la normativa aplicable.

7.14. Principio de Buena Fe

Todas las actuaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales deberán desarrollarse bajo criterios de lealtad, diligencia, ética, transparencia y respeto por los derechos fundamentales de los Titulares.

El Centro Integral promoverá relaciones de confianza con los usuarios, colaboradores, contratistas, proveedores, donantes y demás grupos de interés, procurando que el tratamiento de la información responda siempre a fines legítimos y acordes con su misión institucional.

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S., en desarrollo de su objeto social y de las actividades asistenciales, terapéuticas, administrativas, académicas, sociales y de apoyo que desarrolla, podrá recolectar, almacenar, usar, actualizar, consultar, transmitir, transferir, conservar y suprimir diferentes categorías de datos personales, de conformidad con las finalidades previamente informadas a los titulares y con las autorizaciones otorgadas cuando estas sean requeridas.

El tratamiento de los datos personales se realizará atendiendo su naturaleza, nivel de sensibilidad y finalidad, garantizando en todo momento el respeto por los derechos fundamentales de los titulares y la aplicación de medidas de seguridad acordes con el riesgo asociado.

8.1. Datos de Identificación

Corresponden a la información necesaria para identificar plenamente al titular de los datos personales, incluyendo, entre otros:

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de documento de identidad.
• Fecha y lugar de nacimiento.
• Nacionalidad.
• Estado civil, cuando resulte necesario.
• Fotografía.
• Firma manuscrita o electrónica.
• Registro civil, tarjeta de identidad o documento equivalente, cuando aplique.

8.2. Datos de Contacto

Comprenden la información necesaria para establecer comunicación con el titular, tales como:

• Dirección de residencia.
• Ciudad y departamento.
• Teléfonos fijo y móvil.
• Correo electrónico.
• Dirección para notificaciones.
• Persona de contacto en caso de emergencia.

8.3. Datos Socioeconómicos

El Centro Integral podrá tratar información relacionada con la situación social, económica o familiar de los titulares cuando resulte necesaria para el desarrollo de programas, proyectos sociales, procesos de caracterización, evaluación socioeconómica o acceso a beneficios institucionales.

Entre otros:

• Nivel de ingresos.
• Estrato socioeconómico.
• Composición del núcleo familiar.
• Ocupación.
• Nivel educativo.
• Situación laboral.
• Condiciones de vulnerabilidad.

8.4. Datos Laborales

Respecto de colaboradores, voluntarios, practicantes, contratistas y aspirantes, el Centro Integral podrá tratar información relacionada con:

• Hoja de vida.
• Formación académica.
• Experiencia profesional.
• Referencias laborales.
• Certificaciones.
• Información contractual.
• Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social.
• Evaluaciones de desempeño.
• Registros de capacitación.

8.5. Datos Académicos

Cuando resulte necesario para el desarrollo de programas de formación, investigación o capacitación, el Centro Integral podrá tratar información relacionada con:

• Nivel de escolaridad.
• Títulos obtenidos.
• Certificados académicos.
• Participación en cursos, talleres o diplomados.
• Resultados de procesos de formación.

8.6. Datos Financieros, Bancarios, Contables y Tributarios

El Centro Integral podrá tratar información financiera, bancaria, contable, comercial y tributaria de colaboradores, contratistas, proveedores, donantes, cooperantes, aliados estratégicos y demás personas con quienes mantenga relaciones jurídicas, contractuales o institucionales.

Este tratamiento comprenderá, entre otros, información relacionada con cuentas bancarias, certificaciones financieras, datos para pagos, información tributaria, facturación, donaciones, aportes, registros contables y demás información necesaria para la adecuada gestión administrativa y financiera del Centro Integral.

Cuando el tratamiento recaiga sobre información financiera, crediticia, comercial o de servicios regulada por la Ley 1266 de 2008, el Centro Integral garantizará el respeto de los derechos de los titulares, asegurando que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y utilizada únicamente para las finalidades autorizadas o previstas en la ley, adoptando además las medidas necesarias para proteger su confidencialidad e integridad.

8.7. Datos Sensibles

En desarrollo de su misión institucional, el Centro Integral podrá tratar datos personales sensibles cuando ello sea estrictamente necesario para la prestación de sus servicios o para el cumplimiento de obligaciones legales.

Entre otros, podrán tratarse:

• Información relacionada con la salud física.
• Información sobre salud mental.
• Diagnósticos psicológicos, psiquiátricos, historias clínicas y evoluciones clínicas conocidas solo incidentalmente en el marco de la coordinación administrativa, sin que el Centro Integral los administre o custodie.
• Valoraciones interdisciplinarias.
• Información terapéutica.
• Tratamientos médicos.
• Información sobre discapacidad.
• Información sobre consumo o tratamiento de sustancias psicoactivas.

Resultados de pruebas de detección de sustancias psicoactivas y alcohol, practicadas directamente por el Centro Integral en desarrollo de los protocolos internos de convivencia y seguridad del programa, como categoría diferenciada de la historia clínica.

• Datos biométricos cuando sean requeridos para procesos de autenticación o seguridad.
• Información relacionada con creencias espirituales, religiosas o filosóficas suministrada voluntariamente por el titular durante los procesos de acompañamiento.

El tratamiento de esta información estará sujeto a las condiciones especiales previstas en la presente política y en la legislación colombiana.

8.8. Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

Cuando el Centro Integral desarrolle programas dirigidos a menores de edad o estos participen como beneficiarios de sus actividades, podrá tratar información personal relacionada con ellos, siempre que dicho tratamiento responda al interés superior del menor y respete sus derechos fundamentales.

En estos casos se observarán las reglas especiales previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y el Código de la Infancia y la Adolescencia.

8.9. Datos Biométricos

Cuando el Centro Integral implemente mecanismos de autenticación o control de acceso, podrá tratar datos biométricos tales como:

• Fotografía.
• Imagen facial.
• Huella dactilar.
• Grabaciones de voz.
• Registros audiovisuales.

Estos datos serán considerados sensibles y recibirán un tratamiento reforzado.

8.10. Datos Audiovisuales

El Centro Integral podrá captar imágenes, fotografías, grabaciones de audio o video con fines institucionales, de seguridad, académicos, científicos, investigativos, de divulgación o memoria institucional, respetando en todo momento los derechos de los titulares y obteniendo las autorizaciones correspondientes cuando sean requeridas.

8.11. Datos de Navegación y Medios Electrónicos

Cuando los titulares interactúen con la página web, aplicaciones, redes sociales o plataformas digitales administradas por el Centro Integral, podrán recopilarse datos relacionados con:

• Dirección IP.
• Tipo de navegador.
• Sistema operativo.
• Cookies.
• Identificadores de dispositivos.
• Registros de acceso.
• Fecha y hora de navegación.
• Información técnica necesaria para garantizar la seguridad de las plataformas.

El tratamiento de esta información se realizará conforme a la Política de Cookies y demás lineamientos tecnológicos adoptados por el Centro Integral.

8.12. Datos de Terceros Relacionados con el Titular

Cuando resulte necesario para la adecuada prestación de los servicios o para atender situaciones de emergencia, el Centro Integral podrá tratar información correspondiente a familiares, acudientes, representantes legales, contactos de emergencia o personas autorizadas por el titular.

8.13. Tratamiento Diferenciado de Datos Sensibles

El Centro Integral reconoce que los datos relacionados con la salud física, mental, emocional, psicológica, psiquiátrica y espiritual de los usuarios constituyen información especialmente protegida.

En consecuencia, adoptará medidas reforzadas de seguridad, confidencialidad y acceso restringido para garantizar que esta información únicamente sea conocida por las personas que, en razón de sus funciones, requieran acceder a ella y siempre dentro de los límites establecidos por la ley.

El tratamiento de esta información se realizará observando los principios de dignidad humana, confidencialidad, necesidad, proporcionalidad, reserva profesional y respeto por la autonomía del titular.

9.1. Regla General

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. reconoce que los datos personales sensibles gozan de una protección reforzada en el ordenamiento jurídico colombiano, debido a que su tratamiento indebido puede afectar la intimidad, la dignidad, la autonomía y los demás derechos fundamentales de sus titulares.

En consecuencia, el Centro Integral tratará esta clase de información únicamente cuando ello resulte estrictamente necesario para el cumplimiento de sus finalidades institucionales, observando los principios de legalidad, finalidad, libertad, necesidad, proporcionalidad, confidencialidad y seguridad, así como las demás garantías previstas en la legislación vigente.

El tratamiento de datos sensibles se realizará exclusivamente para finalidades legítimas, previamente informadas al titular o a su representante legal cuando corresponda, adoptando medidas reforzadas de protección y restringiendo el acceso únicamente al personal autorizado que, en razón de sus funciones, requiera conocer dicha información.

9.2. Definición de Datos Sensibles

Para efectos de la presente política, se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

En desarrollo de las actividades del Centro Integral podrán tratarse, entre otros, los siguientes datos personales sensibles:

• Información relacionada con el estado de salud física.
• Información sobre salud mental.
• Diagnósticos médicos.
• Diagnósticos psicológicos.
• Diagnósticos psiquiátricos.
• Historia clínica.
• Evoluciones clínicas.
• Valoraciones interdisciplinarias.
• Información terapéutica.
• Tratamientos médicos y psicológicos.
• Información relacionada con procesos de rehabilitación o recuperación.
• Información sobre discapacidad.
• Información sobre consumo o tratamiento de sustancias psicoactivas.
• Datos biométricos cuando sean necesarios para procesos de autenticación o seguridad.
• Información relacionada con la vida sexual, cuando sea pertinente para el proceso terapéutico o asistencial.
• Información sobre creencias religiosas, filosóficas o espirituales suministrada voluntariamente por el titular durante los procesos de acompañamiento desarrollados por el Centro Integral.
• Cualquier otra información que, por su naturaleza, pueda afectar la intimidad del titular o generar un riesgo de discriminación.

9.3. Finalidades del Tratamiento de Datos Sensibles

El Centro Integral podrá tratar datos personales sensibles únicamente cuando ello resulte necesario para:

• La prestación de servicios de atención psicológica, psiquiátrica, emocional, espiritual o terapéutica.
• La realización de valoraciones interdisciplinarias.
• La formulación, ejecución y seguimiento de planes de intervención, rehabilitación o acompañamiento.
• La atención integral de usuarios y beneficiarios de los programas institucionales.
• La protección de la vida o la integridad física o mental del titular o de terceros cuando las circunstancias lo requieran.

La verificación del cumplimiento del reglamento interno de convivencia en materia de consumo de sustancias psicoactivas y alcohol, mediante la práctica y el resultado de pruebas de detección, cuando ello resulte necesario para la seguridad del usuario y de la comunidad del programa.

• El cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias, contractuales o judiciales.
• El desarrollo de programas de investigación, educación o estadística, previa aplicación de mecanismos de anonimización o seudonimización cuando ello resulte procedente.
• Las demás finalidades previamente autorizadas por el titular y compatibles con la misión institucional del Centro Integral.

9.4. Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles

El Centro Integral solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales sensibles, salvo en los casos en que la ley permita su tratamiento sin autorización.

Al momento de obtener dicha autorización, se informará claramente al titular:

• Que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo cuando exista un deber legal o contractual que lo justifique.
• Cuáles son los datos sensibles que serán tratados.
• Las finalidades específicas del tratamiento.
• Los derechos que le asisten como titular.
• Los mecanismos para ejercer dichos derechos.

Cuando el titular sea un niño, niña o adolescente, la autorización deberá ser otorgada por su representante legal, sin perjuicio del respeto por su autonomía progresiva y del derecho a ser escuchado, cuando resulte aplicable.

9.5. Medidas Especiales de Protección

El Centro Integral implementará medidas reforzadas para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de los datos sensibles, incluyendo, entre otras:

• Acceso restringido exclusivamente al personal autorizado.
• Suscripción de acuerdos de confidencialidad por parte del personal que acceda a esta información.
• Controles de autenticación y gestión de perfiles de acceso.
• Protección de archivos físicos y electrónicos.
• Copias de seguridad cuando resulten necesarias.
• Protocolos para el almacenamiento y conservación segura de la información.
• Procedimientos para la gestión de incidentes de seguridad.
• Capacitación permanente del personal sobre protección de datos personales y reserva de la información.

9.6. Reserva Profesional y Confidencialidad

Los profesionales de la salud, colaboradores, voluntarios, contratistas y cualquier persona que, en ejercicio de sus funciones, tenga acceso a datos personales sensibles administrados por el Centro Integral, estarán obligados a guardar estricta reserva y confidencialidad respecto de dicha información.

Esta obligación subsistirá incluso después de finalizar la relación laboral, contractual, académica o de voluntariado con el Centro Integral, salvo en los casos en que la divulgación sea exigida por autoridad competente o autorizada expresamente por el titular conforme a la ley.

9.7. Prohibición de Tratamientos Incompatibles

El Centro Integral se abstendrá de utilizar los datos personales sensibles para finalidades distintas de aquellas que motivaron su recolección o que no hayan sido previamente informadas al titular.

En ningún caso los datos sensibles serán utilizados para generar discriminación, estigmatización, exclusión o cualquier afectación de los derechos fundamentales de los titulares.

9.8. Transferencia y Transmisión de Datos Sensibles

La transferencia o transmisión de datos personales sensibles a terceros únicamente podrá realizarse cuando exista fundamento legal o contractual para ello, se garantice el cumplimiento de la legislación colombiana sobre protección de datos personales y el tercero implemente medidas de seguridad equivalentes o superiores a las adoptadas por el Centro Integral.

Cuando la transmisión o transferencia involucre prestadores de servicios tecnológicos, profesionales de la salud, instituciones aliadas u otros encargados del tratamiento, el Centro Integral suscribirá los instrumentos jurídicos necesarios para garantizar la confidencialidad, integridad y uso adecuado de la información.

9.9. Responsabilidad Institucional

El Centro Integral reconoce que el tratamiento de datos personales sensibles constituye una actividad de alto impacto sobre los derechos fundamentales de los titulares y, en consecuencia, adoptará un enfoque preventivo basado en la gestión de riesgos, la mejora continua y el principio de responsabilidad demostrada (Accountability), implementando mecanismos de supervisión, control y actualización permanente de sus procedimientos internos para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.

10.1. Principio General

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. reconoce que los datos personales de los niños, niñas y adolescentes gozan de una protección especial, razón por la cual su tratamiento se realizará con estricto cumplimiento de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, la Ley 1098 de 2006, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que regulan la materia.

En consecuencia, el Centro Integral únicamente realizará el tratamiento de datos personales de menores de edad cuando ello sea necesario para el desarrollo de su objeto social, la prestación de sus servicios, la ejecución de programas institucionales o el cumplimiento de obligaciones legales, garantizando en todo momento la protección de sus derechos fundamentales.

10.2. Criterios para el Tratamiento

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes únicamente se realizará cuando concurran las siguientes condiciones:

a. Que responda y respete el interés superior del niño, niña o adolescente.

b. Que asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

c. Que sea estrictamente necesario para la prestación de los servicios ofrecidos por el Centro Integral o para el desarrollo de sus programas institucionales.

d. Que exista autorización previa, expresa e informada del padre, madre o representante legal, cuando la legislación así lo exija.

e. Que, atendiendo su grado de madurez, se garantice el derecho del menor a ser escuchado y a participar en las decisiones que le conciernan, cuando ello resulte procedente.

10.3. Finalidades del Tratamiento

El Centro Integral podrá tratar datos personales de niños, niñas y adolescentes para las siguientes finalidades:

• La prestación de servicios de atención psicológica, psiquiátrica, emocional, espiritual y terapéutica.
• La valoración interdisciplinaria y el seguimiento de procesos terapéuticos.
• La ejecución de programas de prevención, promoción, educación y bienestar.
• La coordinación con padres, acudientes, representantes legales o entidades competentes cuando sea necesario para garantizar la atención integral del menor.
• El cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias o judiciales.
• Las demás finalidades compatibles con la misión institucional del Centro Integral y previamente informadas al representante legal del menor.

10.4. Autorización para el Tratamiento

La autorización para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes será otorgada por quien ejerza la patria potestad, la representación legal o la custodia del menor, de conformidad con la legislación vigente.

Cuando el nivel de desarrollo, edad y madurez del menor lo permitan, el Centro Integral procurará informarle, mediante un lenguaje claro y comprensible, el tratamiento que se dará a su información personal y tendrá en cuenta su opinión, de conformidad con el principio de autonomía progresiva.

10.5. Datos Sensibles de Menores de Edad

Cuando la prestación de los servicios implique el tratamiento de datos personales sensibles de niños, niñas y adolescentes, tales como información relacionada con su salud física, mental, emocional, psicológica, psiquiátrica o terapéutica, el Centro Integral adoptará medidas reforzadas de protección, confidencialidad y seguridad.

El acceso a esta información estará restringido exclusivamente a los profesionales de la salud y al personal autorizado que requiera conocerla para el cumplimiento de sus funciones, observando en todo momento el deber de reserva profesional y la normativa vigente.

10.6. Derechos de los Menores y de sus Representantes

Los niños, niñas y adolescentes, a través de sus representantes legales cuando corresponda, podrán ejercer los derechos previstos en la legislación sobre protección de datos personales, incluyendo el derecho a:

• Conocer los datos personales objeto de tratamiento.
• Solicitar la actualización, rectificación o corrección de la información.
• Solicitar la supresión de los datos cuando ello resulte procedente.
• Revocar la autorización otorgada, salvo cuando exista un deber legal o contractual que impida dicha revocatoria.
• Presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales.

El Centro Integral atenderá estas solicitudes dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana, procurando siempre proteger el interés superior del menor.

10.7. Medidas Especiales de Protección

El Centro Integral implementará controles técnicos, administrativos y organizacionales que permitan garantizar un tratamiento seguro de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, incluyendo, entre otros:

• Acceso restringido a la información.
• Protocolos de confidencialidad.
• Protección reforzada de la información administrativa relacionada con la atención de menores.
• Capacitación permanente del personal.
• Gestión de riesgos asociados al tratamiento de datos personales de menores.
• Medidas para prevenir el acceso, uso, modificación o divulgación no autorizada de la información.

10.8. Prohibición de Uso Inadecuado

El Centro Integral se abstendrá de utilizar los datos personales de niños, niñas y adolescentes para finalidades distintas de aquellas autorizadas o previstas en la ley.

En ningún caso la información será utilizada con fines discriminatorios, comerciales, publicitarios o que puedan afectar la dignidad, el desarrollo integral, la intimidad o los demás derechos fundamentales de los menores de edad.

10.9. Compromiso Institucional

El Centro Integral reafirma su compromiso con la protección integral de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, garantizando que toda actividad relacionada con el tratamiento de sus datos personales se desarrollará bajo criterios de ética, confidencialidad, seguridad, respeto por la dignidad humana y observancia del interés superior del menor, promoviendo entornos seguros y de confianza para los usuarios, sus familias y la comunidad.

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S., en desarrollo de su objeto social y en cumplimiento de sus obligaciones legales, contractuales e institucionales, tratará los datos personales de sus diferentes grupos de interés para finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas, respetando en todo momento los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.

Las finalidades descritas a continuación podrán desarrollarse directamente por el Centro Integral o por terceros que actúen en calidad de Encargados del Tratamiento, previa celebración de los acuerdos correspondientes y bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad previstas en la presente política.

11.1. Finalidades Generales

El Centro Integral podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades generales:

• Identificar plenamente a los titulares de la información.
• Mantener actualizadas las bases de datos institucionales.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias y estatutarias.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes.
• Gestionar las relaciones jurídicas, contractuales, académicas, asistenciales y administrativas del Centro Integral.
• Implementar medidas de seguridad física, lógica y administrativa para proteger la información.
• Gestionar riesgos institucionales.
• Adelantar procesos de auditoría, control interno y gestión de calidad.
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.
• Realizar procesos estadísticos, administrativos y de mejoramiento continuo.
• Gestionar programas de responsabilidad social, investigación y desarrollo institucional.

11.2. Usuarios y Beneficiarios

Respecto de los usuarios y beneficiarios de los programas y servicios ofrecidos por el Centro Integral, los datos personales podrán ser tratados para:

• Adelantar procesos de admisión, registro y caracterización.
• Prestar servicios de atención emocional, espiritual y de acompañamiento integral.
• Prestar servicios de atención psicológica, psiquiátrica a través de los profesionales debidamente autorizados para estos fines.
• Realizar valoraciones interdisciplinarias.
• Diseñar, ejecutar y evaluar planes de intervención terapéutica.
• Coordinar remisiones y atención con otros profesionales o instituciones cuando sea necesario.
• Programar citas, controles y seguimientos.
• Realizar atención presencial, virtual o extramural.
• Gestionar procesos administrativos derivados de la atención.
• Realizar seguimiento a la evolución de los usuarios.
• Implementar programas de prevención y promoción en salud mental y bienestar integral.
• Garantizar la continuidad y calidad de los servicios prestados.

11.3. Padres, Madres, Acudientes y Representantes Legales

Cuando los servicios sean prestados a menores de edad o personas representadas legalmente, el Centro Integral podrá tratar la información de sus representantes para:

• Gestionar autorizaciones.
• Coordinar procesos asistenciales.
• Informar sobre la evolución de los tratamientos cuando legalmente corresponda.
• Gestionar aspectos administrativos relacionados con la prestación del servicio.
• Atender solicitudes, consultas y reclamaciones.

11.4. Colaboradores, Aspirantes, Practicantes y Voluntarios

El Centro Integral podrá tratar los datos personales de quienes participen en procesos de vinculación o presten sus servicios para:

• Procesos de selección y contratación.
• Verificación de referencias.
• Estudios de seguridad cuando procedan.
• Administración del talento humano.
• Afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social.
• Pago de salarios, honorarios y prestaciones.
• Evaluación de desempeño.
• Formación y capacitación.
• Bienestar laboral.
• Gestión disciplinaria.
• Cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad y salud en el trabajo.

11.5. Contratistas, Proveedores y Aliados Estratégicos

El Centro Integral podrá tratar información de proveedores, contratistas y aliados para:

• Evaluar propuestas.
• Gestionar procesos de contratación.
• Celebrar, ejecutar y liquidar contratos.
• Realizar pagos.
• Verificar cumplimiento de obligaciones contractuales y tributarias.
• Gestionar auditorías.
• Administrar la relación comercial o institucional.
• Evaluar la calidad de los bienes y servicios suministrados.

11.6. Donantes, Cooperantes y Patrocinadores

La información de donantes y cooperantes podrá tratarse para:

• Gestionar donaciones y aportes.
• Ejecutar convenios de cooperación.
• Cumplir obligaciones legales y tributarias.
• Presentar informes financieros y de gestión.
• Mantener comunicación institucional.
• Reconocer públicamente los aportes cuando exista autorización.
• Fortalecer las relaciones de cooperación institucional.

11.7. Eventos, Programas y Actividades Institucionales

Los datos personales podrán ser utilizados para:

• Inscripción y participación en eventos.
• Control de asistencia.
• Expedición de certificados.
• Gestión logística.
• Registro fotográfico y audiovisual.
• Divulgación institucional cuando exista autorización.
• Evaluación de impacto de los programas.

11.8. Página Web, Plataformas Digitales y Redes Sociales

El Centro Integral podrá tratar información obtenida mediante sus canales digitales para:

• Gestionar formularios de contacto.
• Atender solicitudes de información.
• Mejorar la experiencia de navegación.
• Garantizar la seguridad informática.
• Administrar cookies y herramientas tecnológicas.
• Desarrollar estadísticas de uso.
• Difundir información institucional.
• Promover campañas educativas y de bienestar.
• Gestión de campañas de publicidad digital pagada (pauta) y generación de contactos (leads) a través de plataformas como Meta (Facebook e Instagram), incluyendo la redirección de los interesados a canales de mensajería institucional como WhatsApp.

11.9. Seguridad de las Instalaciones

Los datos personales obtenidos mediante sistemas de videovigilancia o controles de acceso podrán tratarse para:

• Proteger la integridad de las personas.
• Garantizar la seguridad de las instalaciones.
• Proteger los bienes del Centro Integral.
• Prevenir fraudes o incidentes de seguridad.
• Apoyar investigaciones internas o requerimientos de autoridades competentes.

11.10. Investigación, Estadística y Mejoramiento Institucional

El Centro Integral podrá utilizar información para:

• Elaborar indicadores de gestión.
• Desarrollar estudios estadísticos.
• Evaluar programas institucionales.
• Diseñar estrategias de mejoramiento.
• Realizar investigaciones científicas o académicas.

Cuando sea posible, la información será previamente anonimizada o seudonimizada.

11.11. Cumplimiento Legal y Regulatorio

Los datos personales podrán tratarse para:

• Dar cumplimiento a obligaciones legales y regulatorias.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
• Cumplir obligaciones contables, tributarias y laborales.
• Ejercer la defensa judicial y extrajudicial del Centro Integral.
• Gestionar procesos de auditoría interna y externa.

11.12. Comunicaciones Institucionales

El Centro Integral podrá contactar a los titulares para:

• Informar sobre la prestación de servicios.
• Confirmar citas y actividades.
• Enviar información administrativa.
• Comunicar cambios institucionales.
• Compartir campañas de prevención, promoción y educación relacionadas con la misión del Centro Integral.
• Enviar boletines institucionales, siempre respetando el derecho del titular a solicitar la suspensión de este tipo de comunicaciones cuando corresponda.

11.13. Otras Finalidades Compatibles

El Centro Integral podrá tratar los datos personales para otras finalidades compatibles con las aquí descritas, siempre que:

• Sean acordes con la naturaleza de la relación existente con el titular.
• No contravengan la legislación vigente.
• Sean previamente informadas cuando corresponda.
• Se cuente con la autorización del titular cuando la ley así lo exija.

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. garantiza el respeto y protección de los derechos de los titulares de los datos personales que sean objeto de tratamiento, conforme a lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que regulan la materia.

Los titulares de los datos personales, o quienes se encuentren legalmente legitimados para actuar en su nombre, podrán ejercer los siguientes derechos:

12.1. Derecho a Conocer

Conocer la existencia del tratamiento de sus datos personales y acceder de manera gratuita a la información que repose en las bases de datos administradas por el Centro Integral, de conformidad con los procedimientos y límites establecidos en la legislación vigente.

12.2. Derecho a Actualizar

Solicitar la actualización de sus datos personales cuando estos hayan sufrido modificaciones o ya no reflejen su situación actual, aportando la información y los soportes necesarios para realizar la actualización correspondiente.

12.3. Derecho a Rectificar

Solicitar la corrección de los datos personales cuando sean inexactos, incompletos, erróneos, desactualizados o induzcan a error.

El Centro Integral realizará la verificación correspondiente y efectuará la rectificación cuando la solicitud resulte procedente.

12.4. Derecho a Solicitar Prueba de la Autorización

Solicitar evidencia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo en aquellos casos en los cuales la legislación colombiana permita el tratamiento sin necesidad de autorización.

12.5. Derecho a Ser Informado

Solicitar información sobre:

• Las finalidades del tratamiento.
• El uso que se ha dado a sus datos personales.
• Las categorías de datos tratados.
• Los terceros con quienes se haya compartido la información cuando ello resulte procedente.
• Las medidas generales adoptadas para proteger sus datos personales.

12.6. Derecho a Revocar la Autorización

Solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales cuando no exista un deber legal o contractual que impida dicha revocatoria.

La solicitud será analizada por el Centro Integral conforme a la legislación vigente y a las obligaciones legales de conservación de la información.

12.7. Derecho a Solicitar la Supresión de los Datos

Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando:

• El tratamiento no respete los principios, derechos y garantías legales.
• Haya desaparecido la finalidad que justificó su tratamiento.
• Proceda legalmente la supresión.

La solicitud no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue al Centro Integral a conservar la información durante un período determinado.

12.8. Derecho a Presentar Consultas y Reclamos

Presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales mediante los canales habilitados por el Centro Integral.

El Centro Integral dará respuesta dentro de los términos previstos en la legislación colombiana.

12.9. Derecho a Presentar Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que el Centro Integral ha vulnerado sus derechos en materia de protección de datos personales.

Este derecho podrá ejercerse una vez se hayan agotado, cuando sea procedente, los mecanismos internos de consulta o reclamación previstos en la presente política.

12.10. Derecho a la Confidencialidad

Exigir que la información personal sea tratada con estricta confidencialidad y únicamente por las personas autorizadas para ello, especialmente cuando se trate de datos personales sensibles relacionados con la salud física, mental, emocional, psicológica, psiquiátrica o espiritual.

12.11. Derecho a la Seguridad de la Información

Exigir que el Centro Integral implemente medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger sus datos personales contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación, destrucción o cualquier tratamiento contrario a la ley.

12.12. Derecho a No Autorizar el Tratamiento de Datos Sensibles

Salvo en los casos expresamente previstos por la ley, el titular tiene derecho a no suministrar ni autorizar el tratamiento de datos personales sensibles.

Cuando el tratamiento de este tipo de información resulte necesario para la prestación de los servicios ofrecidos por el Centro Integral, el titular será informado previamente sobre dicha circunstancia y sobre las consecuencias que podría generar la negativa a suministrar determinada información para la adecuada prestación del servicio.

12.13. Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes

Cuando el tratamiento involucre datos personales de niños, niñas y adolescentes, sus derechos serán ejercidos por sus padres, representantes legales o quienes se encuentren legitimados para ello, sin perjuicio del derecho del menor a ser escuchado, de acuerdo con su grado de madurez y desarrollo.

El Centro Integral garantizará que cualquier tratamiento de datos personales de menores de edad responda al interés superior del niño y al respeto de sus derechos fundamentales.

12.14. Ejercicio de los Derechos

Los derechos previstos en la presente política podrán ser ejercidos por:

1. El titular de los datos personales.
2. Sus causahabientes, quienes deberán acreditar dicha calidad.
3. El representante legal o apoderado del titular, previa acreditación de la representación.
4. El representante legal de niños, niñas y adolescentes.
5. Las demás personas autorizadas por la legislación colombiana.

El Centro Integral podrá solicitar los documentos necesarios para verificar la identidad o legitimación de quien presente la solicitud, con el fin de proteger la información personal y evitar accesos no autorizados.

12.15. Gratuidad del Ejercicio de los Derechos

El ejercicio de los derechos previstos en la presente política será gratuito para los titulares, sin perjuicio de los costos de reproducción, envío o certificación que excepcionalmente puedan generarse cuando la legislación lo permita.

El Centro Integral no impondrá requisitos o cargas injustificadas que dificulten el ejercicio del derecho fundamental de hábeas data.

12.16. Compromiso Institucional

El Centro Integral promoverá una cultura de respeto por los derechos de los titulares de los datos personales, adoptando procedimientos internos, mecanismos de atención y medidas de mejora continua que permitan garantizar el ejercicio efectivo del derecho fundamental al hábeas data, así como la protección de la intimidad, la dignidad y la autonomía de todas las personas cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

La Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales, se compromete a garantizar el cumplimiento de las obligaciones previstas en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.

En desarrollo de dicho compromiso, el Centro Integral cumplirá, entre otros, los siguientes deberes:

13.1. Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data

Garantizar a los titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho fundamental de hábeas data, permitiendo que conozcan, actualicen, rectifiquen y, cuando sea procedente, soliciten la supresión de sus datos personales.

13.2. Obtener la autorización del titular

Solicitar y conservar la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en que la ley permita realizar dicho tratamiento sin autorización.

13.3. Informar la finalidad del tratamiento

Informar de manera clara, suficiente y comprensible las finalidades para las cuales serán recolectados y tratados los datos personales, así como los derechos que le asisten al titular y los mecanismos para ejercerlos.

13.4. Conservar prueba de la autorización

Mantener evidencia de las autorizaciones otorgadas por los titulares cuando estas sean requeridas por la legislación vigente, garantizando su disponibilidad para efectos de auditoría o requerimientos de autoridad competente.

13.5. Garantizar la calidad de la información

Adoptar medidas razonables para que la información objeto de tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

13.6. Implementar medidas de seguridad

Adoptar medidas técnicas, administrativas, físicas, organizacionales y jurídicas apropiadas para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido, divulgación, destrucción o cualquier tratamiento contrario a la ley.

Estas medidas serán proporcionales al nivel de riesgo y a la naturaleza de la información tratada, especialmente cuando se trate de datos personales sensibles.

13.7. Garantizar la confidencialidad

Velar porque todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales mantengan la debida reserva y confidencialidad respecto de la información conocida en ejercicio de sus funciones, aun después de terminada la relación laboral, contractual o de cualquier otra naturaleza.

13.8. Atender consultas, peticiones y reclamos

Implementar procedimientos internos que permitan recibir, gestionar y responder oportunamente las consultas, peticiones, quejas y reclamos formulados por los titulares de los datos personales o por quienes se encuentren legitimados para actuar en su nombre.

13.9. Actualizar y rectificar la información

Actualizar, corregir o rectificar los datos personales cuando resulte procedente, así como comunicar oportunamente dichas modificaciones a los Encargados del Tratamiento cuando corresponda.

13.10. Tramitar solicitudes de supresión y revocatoria

Atender las solicitudes de supresión de datos personales o de revocatoria de la autorización cuando estas sean procedentes conforme a la legislación vigente y no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.

13.11. Informar sobre incidentes de seguridad

Adoptar procedimientos para identificar, gestionar y documentar incidentes de seguridad que puedan afectar la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales, implementando las acciones correctivas necesarias para mitigar sus efectos y prevenir su repetición.

13.12. Supervisar a los Encargados del Tratamiento

Verificar que los terceros que actúen como Encargados del Tratamiento cumplan las obligaciones establecidas en la legislación vigente, en la presente política y en los contratos o acuerdos suscritos con el Centro Integral.

13.13. Capacitar al personal

Promover programas permanentes de capacitación y sensibilización dirigidos a colaboradores, contratistas, voluntarios y demás personas que participen en el tratamiento de datos personales, con el fin de fortalecer la cultura institucional de protección de la información.

13.14. Aplicar el principio de responsabilidad demostrada (Accountability)

Implementar mecanismos de gestión, seguimiento y mejora continua que permitan demostrar el cumplimiento efectivo de la normativa sobre protección de datos personales, mediante la adopción de políticas, procedimientos, controles, registros y evidencias documentales.

13.15. Revisar y actualizar la política

Revisar periódicamente la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de mantenerla actualizada frente a cambios normativos, tecnológicos, organizacionales o derivados de la evolución de los servicios prestados por el Centro Integral.

13.16. Cumplir las demás obligaciones legales

Dar cumplimiento a las demás obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás disposiciones que regulen la protección de datos personales en Colombia.

Compromiso Institucional

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. asume la protección de los datos personales como un componente esencial de su gobierno institucional y de su compromiso con la ética, la transparencia y el respeto por los derechos fundamentales de las personas. En consecuencia, orientará sus actuaciones a fortalecer una cultura de privacidad, seguridad de la información y mejora continua, garantizando que el tratamiento de los datos personales se desarrolle bajo criterios de legalidad, responsabilidad, confidencialidad y diligencia.

14.1. Autorización del Titular

EL Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos expresamente exceptuados por la legislación colombiana.

La autorización constituye la manifestación libre, específica, inequívoca e informada mediante la cual el Titular acepta que el Centro Integral recolecte, almacene, use, consulte, actualice, conserve, transmita, transfiera o suprima sus datos personales para las finalidades previamente informadas.

El Centro Integral garantizará que el Titular conozca, antes de otorgar su autorización:

• La identidad y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
• Las finalidades específicas para las cuales serán tratados sus datos personales.
• El carácter facultativo de responder preguntas relacionadas con datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, cuando sea aplicable.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• Los canales dispuestos para ejercer dichos derechos.
• La presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

14.2. Formas de Obtener la Autorización

La autorización podrá obtenerse por cualquier medio que permita su consulta posterior y que permita demostrar que el Titular otorgó su consentimiento de manera libre e informada.

Entre otros mecanismos, el Centro Integral podrá obtener la autorización mediante:

• Formularios físicos debidamente firmados.
• Formularios electrónicos.
• Plataformas digitales.
• Sitio web institucional.
• Correo electrónico.
• Firma manuscrita.
• Firma electrónica o digital.
• Grabaciones de voz.
• Sistemas biométricos cuando la legislación lo permita.
• Mensajes de datos.
• Aplicaciones móviles.
• Cualquier otro medio tecnológico que permita conservar prueba de la autorización otorgada.

14.3. Contenido de la Autorización

La autorización deberá contener, como mínimo:

1. La identificación del Responsable del Tratamiento.
2. La identificación del Titular cuando resulte procedente.
3. Las finalidades del tratamiento.
4. La referencia a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
5. La indicación de los derechos del Titular.
6. La manifestación expresa de voluntad del Titular.

14.4. Conservación de la Autorización

El Centro Integral conservará evidencia de las autorizaciones obtenidas durante el tiempo que resulte necesario para acreditar el cumplimiento de las obligaciones legales relacionadas con el tratamiento de datos personales.

Dicha evidencia podrá mantenerse en medios físicos, electrónicos o digitales que garanticen su integridad, disponibilidad, autenticidad y conservación.

14.5. Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles

Cuando el tratamiento recaiga sobre datos personales sensibles, el Centro Integral solicitará una autorización expresa y específica, informando previamente al Titular:

• Que no está obligado a autorizar el tratamiento de este tipo de datos, salvo cuando exista una obligación legal o resulte indispensable para la adecuada prestación del servicio solicitado.
• Cuáles datos sensibles serán objeto de tratamiento.
• Las finalidades específicas para las cuales serán utilizados.
• Las medidas generales de protección implementadas por el Centro Integral.

El tratamiento de datos sensibles se realizará únicamente cuando exista fundamento legal y se garantice la protección reforzada prevista en la legislación colombiana.

14.6. Autorización para el Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

Cuando el tratamiento involucre datos personales de niños, niñas y adolescentes, la autorización deberá ser otorgada por quien ejerza la patria potestad, la representación legal o la custodia del menor, sin perjuicio del derecho del niño, niña o adolescente a ser escuchado, de acuerdo con su grado de madurez y desarrollo.

El Centro Integral velará porque dicho tratamiento responda siempre al interés superior del menor y al respeto de sus derechos fundamentales.

14.7. Casos en los que No se Requiere Autorización

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando el tratamiento de los datos personales corresponda a alguno de los siguientes casos:

1. Información requerida por una entidad pública o autoridad administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, siempre que se adopten las medidas necesarias para proteger la identidad de los titulares cuando ello resulte procedente.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

En estos eventos, el Centro Integral realizará el tratamiento de la información únicamente dentro de los límites establecidos por la legislación vigente.

14.8. Revocatoria de la Autorización

El Titular podrá solicitar en cualquier momento la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, mediante los canales establecidos por el Centro Integral.

La revocatoria procederá siempre que no exista un deber legal, contractual o judicial que obligue al Centro Integral a continuar realizando el tratamiento o a conservar la información durante el término previsto por la ley.

Cuando la revocatoria sea procedente, el Centro Integral cesará el tratamiento de los datos personales respecto de las finalidades para las cuales fue solicitada, sin perjuicio de las obligaciones legales de conservación que resulten aplicables.

14.9. Actualización de la Autorización

Cuando el Centro Integral pretenda utilizar los datos personales para finalidades diferentes o incompatibles con aquellas inicialmente informadas al Titular, solicitará una nueva autorización, salvo que exista una habilitación legal que permita dicho tratamiento.

Compromiso Institucional

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. garantizará que la obtención de las autorizaciones se realice bajo criterios de transparencia, libertad, buena fe y respeto por la autonomía de los titulares, conservando las evidencias correspondientes y adoptando procedimientos que permitan demostrar el cumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Anexos relacionados con este capítulo: Anexo A (Autorización — Usuarios y Beneficiarios), Anexo B (Menores de Edad), Anexo C (Colaboradores, Aspirantes, Contratistas y Practicantes), Anexo D (Proveedores, Donantes y Aliados Estratégicos) y Anexo E (Uso de Imagen y Material Audiovisual).

15.1. Derecho a Presentar Consultas

Los titulares de los datos personales o quienes se encuentren legalmente legitimados para actuar en su nombre podrán presentar consultas relacionadas con la información personal que repose en las bases de datos administradas por el Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S.

Mediante este procedimiento podrán ejercer, entre otros, los siguientes derechos:

• Conocer si el Centro Integral realiza tratamiento de sus datos personales.
• Acceder a la información personal objeto de tratamiento.
• Solicitar información sobre las finalidades del tratamiento.
• Obtener copia de la autorización otorgada, cuando resulte procedente.
• Conocer las categorías de datos personales almacenados.
• Solicitar información sobre los terceros a quienes se haya transmitido o transferido la información, cuando legalmente proceda.
• Formular cualquier consulta relacionada con el tratamiento de sus datos personales.

15.2. Personas Legitimadas para Presentar Consultas

Podrán presentar consultas:

1. El titular de los datos personales.
2. Sus causahabientes, quienes deberán acreditar dicha calidad.
3. El representante legal del titular.
4. El apoderado debidamente facultado.
5. Los representantes legales de niños, niñas y adolescentes.
6. Las demás personas autorizadas por la ley.

El Centro Integral podrá solicitar la documentación necesaria para verificar la identidad y legitimación del solicitante antes de suministrar cualquier información.

15.3. Canales de Atención

Las consultas podrán presentarse a través de cualquiera de los siguientes canales oficiales:

• Correo electrónico: centrofuncionfuturo@gmail.com
• Dirección física: Carrera 13 No. 102-28, Chicó, Bogotá D.C., Colombia
• Teléfono: +57 601 5255439 / +57 312 2212909
• Página web: www.centrointegralfuncionfuturo.co

Las consultas deberán contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre completo del titular.
• Tipo y número de documento de identidad.
• Datos de contacto.
• Descripción clara de la consulta.
• Documentos que acrediten la representación, cuando corresponda.

15.4. Radicación y Registro

Toda consulta recibida será registrada por el Centro Integral, asignándole un número de radicado y la fecha de recepción, con el fin de garantizar su trazabilidad y seguimiento.

El Centro Integral podrá utilizar el formato institucional dispuesto para el ejercicio de los derechos de los titulares (Anexo G) o cualquier otro medio que permita registrar adecuadamente la solicitud.

15.5. Verificación de la Solicitud

Una vez recibida la consulta, el Centro Integral verificará:

• La identidad del solicitante.
• Su legitimación para actuar.
• La suficiencia de la información suministrada.
• La existencia de los datos objeto de consulta.

Si la información aportada resulta insuficiente para atender la solicitud, el Centro Integral podrá requerir al interesado para que complemente la información necesaria.

15.6. Término para Resolver las Consultas

Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, el Centro Integral informará al interesado, antes de su vencimiento, las razones de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial, conforme a lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

15.7. Respuesta a la Consulta

Las respuestas serán emitidas por el área o funcionario competente, utilizando un lenguaje claro, completo y comprensible.

La respuesta podrá suministrarse por el mismo medio utilizado por el solicitante o por otro canal autorizado por este, siempre garantizando la confidencialidad de la información.

Cuando la consulta implique acceso a datos personales sensibles o información sometida a reserva legal, el Centro Integral adoptará medidas adicionales de verificación de identidad antes de entregar la información.

15.8. Consultas Relacionadas con Datos Sensibles

Cuando la consulta recaiga sobre datos personales sensibles o información relacionada con la atención en salud cuya administración corresponda a un profesional independiente, el Centro Integral verificará la naturaleza de la solicitud y orientará al titular o a su representante legítimo para que esta sea atendida por el profesional responsable o por quien legalmente tenga la custodia de dicha información.

En los casos en que el Centro Integral tenga acceso a información relacionada con la atención en salud, únicamente la tratará dentro del ámbito de sus competencias y conforme a la finalidad que justifique dicho acceso, observando las disposiciones legales sobre confidencialidad, protección de datos personales y reserva profesional aplicables.

15.9. Registro y Conservación

El Centro Integral conservará evidencia de las consultas presentadas y de las respuestas emitidas durante el tiempo necesario para acreditar el cumplimiento de sus obligaciones legales, adoptando medidas que garanticen la integridad, disponibilidad y confidencialidad de dicha información.

15.10. Cuadro Resumen del Procedimiento

15.11. Mejora Continua

El Centro Integral realizará seguimiento periódico a las consultas recibidas con el fin de identificar oportunidades de mejora en sus procesos, fortalecer la protección de los datos personales y garantizar una atención oportuna, transparente y eficiente a los titulares.

Anexo relacionado con este capítulo: Anexo G — Formato para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares (PQR).

16.1. Derecho a Presentar Reclamos

Los titulares de los datos personales o quienes se encuentren legalmente legitimados para actuar en su nombre podrán presentar reclamos ante el Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. cuando consideren que:

• La información contenida en las bases de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida.
• Se evidencie un presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 o de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Se haya realizado un tratamiento de datos personales contrario a las finalidades autorizadas o a la normativa vigente.
• Se haya vulnerado alguno de los derechos del titular relacionados con la protección de sus datos personales.

16.2. Personas Legitimadas para Presentar Reclamos

Podrán presentar reclamos:

1. El titular de los datos personales.
2. Sus causahabientes, acreditando dicha calidad.
3. El representante legal del titular.
4. El apoderado debidamente facultado.
5. Los representantes legales de niños, niñas y adolescentes.
6. Las demás personas autorizadas por la legislación colombiana.

El Centro Integral podrá solicitar los documentos necesarios para verificar la identidad y legitimación del solicitante antes de iniciar el trámite correspondiente.

16.3. Contenido del Reclamo

El reclamo deberá contener, como mínimo:

• Nombre completo del titular.
• Tipo y número de documento de identidad.
• Datos de contacto para recibir la respuesta.
• Descripción clara y precisa de los hechos que originan el reclamo.
• Identificación de los datos personales respecto de los cuales se presenta la inconformidad, cuando sea posible.
• Documentos o pruebas que soporten el reclamo, si existen.
• Firma del titular o de quien actúe en su representación, cuando aplique.

El Centro Integral pondrá a disposición de los titulares el Formato Institucional para el Ejercicio de Derechos (Anexo G), sin perjuicio de que el reclamo pueda presentarse por cualquier medio que permita su recepción y trazabilidad.

16.4. Canales de Atención

Los reclamos podrán presentarse a través de los siguientes canales oficiales:

• Correo electrónico: centrofuncionfuturo@gmail.com
• Dirección física: Carrera 13 No. 102-28, Chicó, Bogotá D.C., Colombia
• Teléfono: +57 601 5255439 / +57 312 2212909
• Página web: www.centrointegralfuncionfuturo.co

16.5. Verificación de Requisitos

Una vez recibido el reclamo, el Centro Integral verificará que este reúna los requisitos mínimos establecidos.

Cuando el reclamo resulte incompleto, se requerirá al interesado para que subsane las inconsistencias dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.

Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el interesado presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo, sin perjuicio de que pueda presentar una nueva solicitud.

16.6. Registro del Reclamo

Cuando el reclamo cumpla los requisitos mínimos, el Centro Integral procederá a registrarlo en sus sistemas internos.

Si el reclamo se refiere a información contenida en una base de datos, esta será identificada con la leyenda:

“Reclamo en trámite”

La anotación permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto definitivamente.

16.7. Trámite del Reclamo

El área responsable analizará los hechos expuestos, verificará la información contenida en las bases de datos institucionales y, cuando resulte necesario, solicitará concepto a las áreas técnicas, administrativas, asistenciales o jurídicas competentes.

Cuando el reclamo involucre datos personales sensibles, historias clínicas o información sometida a reserva profesional, únicamente tendrán acceso los funcionarios expresamente autorizados para ello.

16.8. Término para Resolver el Reclamo

El reclamo será atendido dentro de un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recepción.

Cuando no sea posible atender el reclamo dentro del término inicialmente previsto, el Centro Integral informará al interesado, antes del vencimiento del plazo, los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales.

16.9. Decisión del Reclamo

Una vez finalizado el análisis, el Centro Integral comunicará por escrito la decisión adoptada, indicando:

• Los hechos analizados.
• Las actuaciones realizadas.
• La decisión adoptada.
• Las razones jurídicas y técnicas que la sustentan.
• Las acciones implementadas, cuando corresponda.
• Los recursos o mecanismos adicionales que pueda ejercer el titular, cuando sean procedentes.

La respuesta será remitida por el canal autorizado por el titular o por el medio utilizado para presentar el reclamo, garantizando la confidencialidad de la información.

16.10. Supresión de Datos Personales

Cuando el reclamo tenga por objeto la supresión de datos personales, el Centro Integral evaluará la procedencia de la solicitud.

La supresión no procederá cuando exista una obligación legal, contractual, regulatoria o judicial que obligue a conservar la información, especialmente tratándose de historias clínicas, registros contables, documentos laborales, soportes tributarios o cualquier otra información cuya conservación sea exigida por la legislación vigente.

16.11. Revocatoria de la Autorización

Cuando el titular solicite la revocatoria de la autorización para el tratamiento de sus datos personales, el Centro Integral verificará si existe fundamento legal para acceder a la solicitud.

La revocatoria no procederá cuando el tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones legales, contractuales o para la adecuada prestación de servicios previamente solicitados por el titular.

16.12. Conservación del Expediente

El Centro Integral conservará los documentos relacionados con el trámite del reclamo, incluyendo la solicitud, los soportes, las actuaciones realizadas y la respuesta emitida, conforme a su Política de Gestión Documental y a los términos de conservación previstos en la legislación aplicable.

16.13. Presentación de Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Cuando el titular considere que el Centro Integral no ha atendido adecuadamente su reclamo o ha vulnerado sus derechos en materia de protección de datos personales, podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite interno de reclamo previsto en la presente política, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

16.14. Cuadro Resumen del Procedimiento

16.15. Mejora Continua

El Centro Integral realizará seguimiento periódico a los reclamos recibidos con el propósito de identificar causas recurrentes, implementar acciones preventivas y correctivas, fortalecer sus controles internos y mejorar continuamente los procesos relacionados con la protección de datos personales, en aplicación del principio de responsabilidad demostrada (Accountability).

Anexo relacionado con este capítulo: Anexo G — Formato para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares (PQR).

17.1. Compromiso Institucional

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. reconoce que la protección de los datos personales constituye un elemento esencial para garantizar los derechos fundamentales de los titulares y preservar la confianza depositada por usuarios, colaboradores, proveedores y demás grupos de interés.

En consecuencia, el Centro Integral implementará medidas técnicas, administrativas, físicas y organizacionales orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y trazabilidad de la información objeto de tratamiento, de acuerdo con la naturaleza de los datos administrados y los riesgos asociados.

Las medidas de seguridad serán revisadas y actualizadas de manera periódica con el propósito de mantener un nivel adecuado de protección frente a amenazas internas y externas.

17.2. Objetivos de Seguridad

El Centro Integral adoptará medidas encaminadas a garantizar que los datos personales sean tratados bajo los siguientes objetivos de seguridad:

• Preservar la confidencialidad de la información.
• Garantizar la integridad de los datos personales.
• Mantener la disponibilidad de la información para quienes estén autorizados.
• Evitar pérdidas, alteraciones, destrucción o divulgación no autorizada.
• Prevenir accesos indebidos a los sistemas de información.
• Garantizar la continuidad de los procesos institucionales.
• Cumplir las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.

17.3. Clasificación de la Información

La información administrada por el Centro Integral será clasificada de acuerdo con su nivel de sensibilidad:

Información Pública

Información cuya divulgación no genera riesgos paral Centro Integral ni para los titulares.

Información de Uso Interno

Información destinada exclusivamente para el desarrollo de las actividades institucionales y cuyo acceso se encuentra restringido al personal autorizado.

Información Confidencial

Información protegida por la Ley 1581 de 2012 que contiene datos personales cuya divulgación no autorizada puede afectar los derechos del titular.

Información Altamente Confidencial

Corresponde a la información que requiere el mayor nivel de protección, incluyendo:

• Historias clínicas y diagnósticos médicos, cuando el Centro Integral tenga conocimiento incidental de ellos en el marco de la coordinación administrativa de los servicios, sin que ello implique su administración o custodia.
• Información psicológica.
• Información psiquiátrica.
• Datos biométricos.
• Información genética, cuando exista.
• Datos sobre salud física y mental.
• Datos relativos a creencias espirituales obtenidos dentro de procesos terapéuticos.
• Cualquier otro dato personal sensible protegido por la legislación colombiana.

El acceso a esta información estará limitado exclusivamente al personal autorizado y únicamente para el cumplimiento de sus funciones.

17.4. Medidas de Seguridad

El Centro Integral implementará, entre otras, las siguientes medidas de seguridad:

Medidas Administrativas

• Definición de roles y responsabilidades.
• Acuerdos de confidencialidad con colaboradores y contratistas.
• Capacitación periódica en protección de datos personales.
• Procedimientos internos para el tratamiento de la información.
• Gestión de riesgos asociados al tratamiento de datos.

Medidas Técnicas

• Control de acceso mediante usuarios y contraseñas.
• Gestión de perfiles y privilegios de acceso.
• Copias de seguridad periódicas.
• Protección contra software malicioso.
• Actualización de sistemas informáticos.
• Registro de accesos cuando técnicamente sea posible.
• Cifrado o mecanismos equivalentes para la protección de información sensible durante su almacenamiento o transmisión, cuando resulte técnica y económicamente viable.

Medidas Físicas

• Control de ingreso a las instalaciones.
• Restricción de acceso a archivos físicos.
• Protección de documentos impresos.
• Protección de la información administrativa relacionada con los servicios de salud.
• Sistemas de videovigilancia en las áreas autorizadas.

17.5. Control de Acceso

El acceso a las bases de datos personales será otorgado únicamente a las personas que, por razón de sus funciones, requieran conocer la información.

Cada usuario será responsable del uso adecuado de sus credenciales de acceso y deberá mantener absoluta reserva sobre las mismas.

El Centro Integral podrá suspender, modificar o revocar los permisos de acceso cuando desaparezca la necesidad funcional o cuando se evidencie un incumplimiento de las políticas internas.

17.6. Confidencialidad

Toda persona que tenga acceso a datos personales administrados por el Centro Integral estará obligada a guardar estricta confidencialidad respecto de la información conocida durante el ejercicio de sus funciones.

La obligación de confidencialidad permanecerá vigente incluso después de finalizada la relación laboral, contractual, académica o de cualquier otra naturaleza.

17.7. Gestión de Incidentes de Seguridad

El Centro Integral establecerá procedimientos internos para identificar, registrar, analizar y gestionar incidentes que puedan comprometer la seguridad de los datos personales.

Se consideran incidentes de seguridad, entre otros:

• Acceso no autorizado.
• Pérdida de información.
• Robo de equipos.
• Eliminación accidental de datos.
• Divulgación indebida.
• Ataques informáticos.
• Alteración no autorizada de registros.
• Uso indebido de credenciales.

Cuando un incidente pueda afectar significativamente los derechos de los titulares, el Centro Integral adoptará las medidas necesarias para contener sus efectos, corregir sus causas y documentar las acciones implementadas.

17.8. Gestión de Riesgos

El Centro Integral promoverá una gestión preventiva de los riesgos relacionados con el tratamiento de datos personales, identificando, evaluando y controlando las amenazas que puedan afectar la seguridad de la información.

Como parte de este proceso podrán realizarse revisiones periódicas de:

• Bases de datos.
• Sistemas de información.
• Procesos internos.
• Accesos autorizados.
• Contratos con encargados del tratamiento.
• Medidas de seguridad implementadas.

17.9. Copias de Seguridad y Recuperación

El Centro Integral procurará realizar copias de seguridad de la información institucional con una periodicidad acorde con la criticidad de los datos tratados y establecer mecanismos razonables para su recuperación en caso de pérdida, daño o indisponibilidad.

Las copias de seguridad estarán protegidas mediante controles que impidan el acceso de personas no autorizadas.

17.10. Conservación y Eliminación Segura de la Información

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables.

Una vez vencidos los términos de conservación y cuando no exista obligación legal de mantener la información, el Centro Integral procederá a su eliminación o anonimización mediante procedimientos que reduzcan el riesgo de recuperación no autorizada.

17.11. Responsabilidad de los Colaboradores

Todos los colaboradores, contratistas, voluntarios, practicantes y demás personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán cumplir las disposiciones de la presente Política y aplicar las medidas de seguridad establecidas por el Centro Integral.

El incumplimiento de estas obligaciones podrá dar lugar a las acciones disciplinarias, contractuales, civiles o legales que correspondan.

17.12. Mejora Continua

El Centro Integral promoverá la mejora continua de su sistema de gestión de protección de datos personales mediante la revisión periódica de sus procedimientos, la actualización de controles, la capacitación de su personal y la adopción de nuevas medidas de seguridad acordes con la evolución tecnológica, los cambios normativos y los riesgos identificados.

Anexo relacionado con este capítulo: Anexo H — Inventario y Registro Interno de Bases de Datos Personales.

18.1. Generalidades

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S., en desarrollo de sus actividades asistenciales, administrativas, académicas, investigativas y de cooperación institucional, podrá realizar la transferencia y/o transmisión de datos personales a terceros, siempre que dichas operaciones se efectúen de conformidad con la legislación colombiana sobre protección de datos personales y las demás normas aplicables.

En todos los casos, el Centro Integral adoptará las medidas necesarias para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de la información y verificará que los terceros receptores ofrezcan garantías suficientes para la adecuada protección de los datos personales.

18.2. Definiciones

Para efectos de la presente Política se entenderá por:

Transferencia de datos personales

Es el envío de datos personales por parte del Centro Integral a un receptor ubicado en Colombia o en el exterior que actúa como Responsable del Tratamiento, quien decidirá de manera autónoma sobre el tratamiento de dicha información.

Transmisión de datos personales

Es el tratamiento de datos personales realizado por un tercero que actúa como Encargado del Tratamiento, por cuenta del Centro Integral y siguiendo sus instrucciones, en virtud de un contrato u otro acto jurídico que regule dicha relación.

18.3. Transmisión Nacional de Datos

El Centro Integral podrá transmitir datos personales a terceros ubicados en Colombia cuando resulte necesario para el desarrollo de sus actividades institucionales, incluyendo, entre otros:

• Prestadores de servicios tecnológicos.
• Proveedores de software.
• Servicios de almacenamiento en la nube.
• Empresas de soporte tecnológico.
• Empresas de mensajería.
• Firmas de auditoría.
• Asesores jurídicos.
• Asesores contables.
• Revisores fiscales.
• Proveedores de servicios administrativos.
• Operadores de plataformas digitales.
• Empresas encargadas de la custodia documental.

En estos casos, el Centro Integral suscribirá los contratos de transmisión de datos personales o incluirá cláusulas contractuales que garanticen el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

18.4. Transferencia Nacional de Datos

El Centro Integral podrá transferir datos personales a otros Responsables del Tratamiento ubicados en Colombia cuando exista autorización del titular o cuando la transferencia se encuentre permitida por la ley.

Dicha transferencia podrá realizarse, entre otros, hacia:

• Autoridades administrativas competentes.
• Autoridades judiciales.
• Entidades del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
• Instituciones prestadoras de servicios de salud.
• Entidades promotoras de salud.
• Organismos de inspección, vigilancia y control.
• Entidades cooperantes o financiadoras, cuando resulte procedente y respetando los principios de finalidad y minimización de datos.

18.5. Transferencia Internacional de Datos

Cuando resulte necesario transferir datos personales a destinatarios ubicados fuera del territorio colombiano, el Centro Integral verificará previamente que el tratamiento cumpla las condiciones previstas en la legislación colombiana.

La transferencia internacional podrá realizarse, entre otros casos:

• Cuando el titular haya otorgado autorización expresa.
• Cuando sea necesaria para la ejecución de un contrato celebrado con el titular o en su interés.
• Cuando exista obligación legal.
• Cuando sea requerida por autoridades competentes.
• Cuando procedan las excepciones previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
• Cuando el país receptor ofrezca un nivel adecuado de protección de datos personales o se implementen las garantías jurídicas exigidas por la normativa aplicable.

18.6. Transmisión Internacional de Datos

El Centro Integral podrá contratar servicios tecnológicos o administrativos con proveedores ubicados en el exterior para el tratamiento de datos personales, tales como:

• Servicios de computación en la nube.
• Plataformas de correo electrónico institucional.
• Sistemas de videoconferencia.
• Plataformas de gestión documental.
• Herramientas de colaboración institucional.
• Servicios de respaldo y recuperación de información.
• Plataformas de publicidad digital y mensajería instantánea, tales como Meta Platforms, Inc. (Facebook, Instagram y WhatsApp), utilizadas para la gestión de campañas publicitarias y la atención de solicitudes de información.

En particular, cuando el Centro Integral contrate pauta publicitaria en plataformas como Meta, dicha plataforma actuará como Encargada del Tratamiento respecto de la información de interacción con los anuncios y, cuando aplique, de las audiencias personalizadas que el Centro Integral pueda configurar con fines de segmentación, sujeto en todo caso a los términos de tratamiento de datos definidos por dicho proveedor y a la legislación colombiana vigente.

En estos casos, el Centro Integral verificará que el proveedor adopte medidas de seguridad adecuadas y suscribirá los contratos de transmisión de datos exigidos por la legislación colombiana.

18.7. Garantías para la Transferencia y Transmisión

Antes de realizar cualquier transferencia o transmisión de datos personales, el Centro Integral procurará verificar, según corresponda:

• La legitimidad de la operación.
• La existencia de autorización del titular, cuando sea requerida.
• La finalidad del tratamiento.
• La implementación de medidas razonables de seguridad.
• La celebración de contratos o acuerdos de confidencialidad.
• El cumplimiento de las obligaciones legales por parte del tercero receptor.
• La aplicación del principio de minimización de datos, compartiendo únicamente la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de la finalidad autorizada.

18.8. Obligaciones de los Terceros Receptores

Los terceros que reciban datos personales por parte del Centro Integral deberán:

• Tratar la información únicamente para las finalidades autorizadas.
• Implementar medidas técnicas, administrativas y organizacionales de seguridad.
• Mantener la confidencialidad de los datos personales.
• Abstenerse de utilizar la información para fines distintos a los autorizados.
• Permitir al Centro Integral verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales cuando ello resulte procedente.
• Informar oportunamente cualquier incidente de seguridad que comprometa los datos personales recibidos.

18.9. Restricciones Especiales para Datos Sensibles

La transferencia o transmisión de datos personales sensibles, incluidos los relacionados con la salud física, mental, psicológica, psiquiátrica, espiritual o contenidos en historias clínicas, únicamente podrá realizarse cuando exista fundamento legal o autorización del titular y se implementen medidas reforzadas de protección que garanticen la reserva y confidencialidad de la información.

En todos los casos, el Centro Integral observará las disposiciones especiales aplicables a la historia clínica, el secreto profesional y las normas del sector salud.

18.10. Registro y Trazabilidad

El Centro Integral procurará mantener registros que permitan identificar las operaciones de transferencia y transmisión de datos personales cuando estas resulten relevantes para el cumplimiento de sus obligaciones legales o contractuales, incluyendo, cuando sea aplicable:

• Identificación del tercero receptor.
• Finalidad de la transferencia o transmisión.
• Fecha de la operación.
• Base jurídica que la sustenta.
• Medidas de seguridad implementadas.

18.11. Prohibiciones

El Centro Integral no realizará transferencias o transmisiones de datos personales que contravengan la legislación colombiana, vulneren los derechos de los titulares o excedan las finalidades para las cuales fue autorizada la información.

Igualmente, se abstendrá de compartir datos personales sensibles cuando no exista fundamento legal, autorización válida o necesidad legítima para ello.

18.12. Mejora Continua

El Centro Integral revisará periódicamente los contratos, procedimientos y controles relacionados con la transferencia y transmisión de datos personales, con el propósito de fortalecer la protección de la información y garantizar el cumplimiento permanente de la normativa vigente.

Anexo relacionado con este capítulo: Anexo K — Registro de Transferencias y Transmisiones de Datos Personales.

19.1. Principio General

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender las obligaciones legales, contractuales, regulatorias y administrativas que le sean aplicables, ejercer la defensa de sus derechos e intereses y garantizar la adecuada prestación de sus servicios.

Una vez desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista obligación legal o contractual que justifique la conservación de la información, el Centro Integral procederá a su supresión, anonimización o eliminación segura, según corresponda.

19.2. Criterios para la Conservación

La determinación del tiempo de conservación de los datos personales atenderá, entre otros, los siguientes criterios:

• La finalidad para la cual fueron recolectados.
• La naturaleza de los datos personales.
• La existencia de obligaciones legales o regulatorias de conservación.
• Los términos de prescripción de acciones judiciales, disciplinarias, fiscales o administrativas.
• La normatividad especial aplicable al sector salud.
• Las Tablas de Retención Documental (TRD) adoptadas por el Centro Integral.
• Las necesidades de auditoría, control interno y gestión del riesgo.

19.3. Conservación de Datos Personales

Los datos personales serán conservados en condiciones que garanticen su confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad, mediante la implementación de medidas técnicas, administrativas y organizacionales acordes con su nivel de sensibilidad.

El Centro Integral podrá conservar la información en medios físicos, electrónicos, digitales o cualquier otro soporte que garantice su adecuada preservación y consulta cuando resulte procedente.

19.4. Conservación de Datos Sensibles

Los datos personales sensibles tratados por el Centro Integral recibirán un nivel reforzado de protección durante todo el período de conservación, mediante la implementación de medidas técnicas, administrativas y organizacionales orientadas a garantizar su confidencialidad, integridad, disponibilidad y acceso restringido.

En particular, cuando el Centro Integral trate información relacionada con:

• Estado de salud.
• Diagnósticos.
• Valoraciones psicológicas o psiquiátricas.
• Información sobre salud mental.
• Resultados de pruebas diagnósticas o toxicológicas.
• Datos biométricos.
• Información espiritual obtenida en el marco de sus programas o actividades.

dicho tratamiento se limitará a la finalidad que lo justifique, de conformidad con la autorización otorgada por el titular o con el fundamento legal aplicable.

Cuando la información haga parte de una historia clínica o de otros registros clínicos cuya elaboración y custodia correspondan a un profesional independiente, su conservación, administración, acceso y reserva serán responsabilidad exclusiva de dicho profesional, de conformidad con la normativa especial vigente. En estos casos, el Centro Integral únicamente conservará la información administrativa que resulte necesaria para el desarrollo de sus actividades institucionales y el cumplimiento de sus obligaciones legales o contractuales.

19.5. Conservación de Historias Clínicas

Cuando, en el marco de la prestación de los servicios, se elaboren historias clínicas u otros registros clínicos por parte de profesionales independientes, su elaboración, administración, custodia, conservación, acceso, archivo y disposición final serán responsabilidad exclusiva del profesional tratante, quien deberá cumplir las disposiciones contenidas en la normativa especial aplicable al sector salud, incluyendo las expedidas por el Ministerio de Salud y Protección Social y el Archivo General de la Nación.

El Centro Integral no administrará ni conservará historias clínicas como parte de sus archivos institucionales, salvo que una disposición legal o un cambio en su modelo de operación le atribuya expresamente dicha responsabilidad.

Sin perjuicio de lo anterior, el Centro Integral conservará la información de carácter administrativo necesaria para la coordinación de los servicios, la gestión contractual, la programación de actividades, la facturación, el cumplimiento de obligaciones legales y las demás finalidades previstas en la presente Política, aplicando las medidas de seguridad y confidencialidad correspondientes al tratamiento de datos personales.

19.6. Conservación de Información Laboral, Contractual y Tributaria

La información correspondiente a colaboradores, contratistas, proveedores, donantes y demás terceros será conservada durante los términos previstos en la legislación laboral, comercial, tributaria, contable y archivística que resulte aplicable.

19.7. Supresión de Datos Personales

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que el tratamiento realizado por el Centro Integral no respeta los principios, derechos y garantías previstos en la legislación vigente o cuando hayan desaparecido las finalidades que justificaban dicho tratamiento.

El Centro Integral evaluará cada solicitud y procederá a la supresión cuando esta resulte legalmente procedente.

19.8. Casos en los que No Procede la Supresión

La solicitud de supresión no procederá cuando exista una obligación legal o contractual que imponga al Centro Integral el deber de conservar la información.

En particular, el Centro Integral podrá abstenerse de eliminar datos personales cuando estos sean necesarios para:

• Cumplir obligaciones legales o regulatorias.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.
• Cumplir obligaciones tributarias, laborales, contables o comerciales.
• Atender procesos judiciales, administrativos o disciplinarios.
• Ejercer la defensa de derechos e intereses del Centro Integral.
• Dar cumplimiento a obligaciones derivadas de contratos vigentes o terminados cuando la ley exija conservar los soportes.

19.9. Eliminación Segura de la Información

Cuando proceda la eliminación de datos personales, el Centro Integral adoptará procedimientos que reduzcan el riesgo de recuperación no autorizada de la información.

Dependiendo del medio de almacenamiento, podrán emplearse mecanismos tales como:

• Destrucción física controlada de documentos.
• Trituración o disposición segura del papel.
• Eliminación lógica de archivos electrónicos.
• Sobrescritura segura de información digital.
• Anonimización de bases de datos cuando resulte suficiente para cumplir la finalidad institucional.
• Destrucción segura de dispositivos de almacenamiento que hayan llegado al final de su vida útil, cuando corresponda.

19.10. Conservación de Evidencias

El Centro Integral podrá conservar los registros que acrediten el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la protección de datos personales, tales como:

• Autorizaciones otorgadas por los titulares.
• Registros de consultas y reclamos.
• Evidencias de atención de solicitudes.
• Registros de incidentes de seguridad.
• Contratos de transmisión de datos.
• Registros de auditorías internas.
• Evidencias de capacitación.

Estos documentos serán administrados conforme a las políticas institucionales de gestión documental y a los términos de conservación previstos por la normativa aplicable.

19.11. Revisión Periódica

El Centro Integral realizará revisiones periódicas de sus bases de datos personales con el propósito de:

• Verificar la vigencia de la información.
• Actualizar datos desactualizados cuando resulte procedente.
• Eliminar registros cuya conservación ya no tenga fundamento legal.
• Identificar información duplicada o innecesaria.
• Garantizar el cumplimiento del principio de temporalidad del tratamiento.

19.12. Responsabilidad sobre la Conservación

Los responsables internos de cada base de datos deberán garantizar el cumplimiento de los períodos de conservación definidos por la legislación vigente, las Tablas de Retención Documental del Centro Integral y las políticas institucionales de gestión documental, velando por la adecuada custodia y disposición final de la información.

19.13. Mejora Continua

El Centro Integral revisará periódicamente sus procedimientos de conservación, archivo, anonimización y eliminación de datos personales, con el propósito de fortalecer sus controles internos, adaptarse a cambios normativos y garantizar el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada (Accountability).

Anexo relacionado con este capítulo: Anexo L — Matriz de Conservación de Datos Personales.

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. desarrolla programas y actividades relacionadas con la promoción de la salud mental y la prestación de servicios de atención extramural a través de profesionales independientes debidamente habilitados para el ejercicio de la psicología y la psiquiatría.

La elaboración, diligenciamiento, administración, custodia, conservación, reserva, acceso y disposición de las historias clínicas corresponde exclusivamente al profesional de la salud responsable de la atención, quien deberá cumplir la normativa especial que regula esta materia, incluyendo la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999, la Ley 1751 de 2015 y las demás disposiciones que las modifiquen o sustituyan.

El Centro Integral no administra ni custodia historias clínicas como parte de sus procesos institucionales, salvo que en el futuro asuma dicha responsabilidad en virtud de cambios en su modelo operativo o por disposición legal.

No obstante, el Centro Integral podrá tratar información administrativa relacionada con la prestación de los servicios, tales como datos de identificación, contacto, programación de citas, procesos de contratación, gestión de convenios, seguimiento administrativo y demás información necesaria para el desarrollo de sus actividades, respetando en todo momento la confidencialidad y las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la presente Política.

Anexo relacionado con este capítulo: Anexo M — Protocolo de relacionamiento con profesionales independientes en materia de protección de datos personales.

21.1. Generalidades

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S., en desarrollo de su objeto social, podrá prestar servicios de atención extramural mediante actividades asistenciales, preventivas, promocionales, educativas, terapéuticas y de acompañamiento en salud mental, psicología, psiquiatría, bioética e inteligencia espiritual, realizadas fuera de sus instalaciones.

La atención extramural comprenderá, entre otras modalidades:

• Atención domiciliaria.
• Atención en instituciones educativas.
• Atención en empresas u organizaciones.
• Atención en centros comunitarios.
• Jornadas de promoción y prevención.
• Brigadas de salud mental.
• Atención en instituciones públicas o privadas.
• Demás escenarios autorizados por la legislación vigente.

En todos los casos, el Centro Integral garantizará el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales, reserva profesional y confidencialidad de la información.

La prestación de los servicios extramurales podrá realizarse a través de profesionales independientes vinculados por el Centro Integral. En estos casos, la elaboración, custodia, conservación y administración de las historias clínicas corresponderá al profesional tratante, conforme a la normativa especial del sector salud, sin perjuicio de las obligaciones del Centro Integral respecto del tratamiento de la información administrativa necesaria para la coordinación de los servicios.

21.2. Tratamiento de Datos Personales durante la Atención Extramural

Durante la prestación de servicios extramurales, el Centro Integral podrá recolectar, almacenar, utilizar, actualizar, transmitir y, cuando corresponda, transferir datos personales necesarios para la adecuada prestación de los servicios, respetando los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en la presente Política.

Cuando la atención implique el tratamiento de datos personales sensibles, incluidos aquellos relacionados con la salud física, mental, psicológica o psiquiátrica, dicho tratamiento se realizará únicamente cuando exista autorización del titular o fundamento legal que lo permita.

El Centro Integral tratará únicamente los datos personales necesarios para el desarrollo de sus actividades institucionales y la coordinación de la prestación de los servicios. El tratamiento de la información clínica contenida en las historias clínicas será responsabilidad del profesional de la salud que la elabore y custodie, de conformidad con la legislación especial aplicable.

21.3. Medidas de Seguridad

Los profesionales que participen en actividades extramurales deberán adoptar medidas razonables para proteger la información personal durante todas las etapas de la atención.

Entre otras, deberán:

• Verificar previamente la identidad del usuario.
• Garantizar la privacidad durante la consulta o intervención.
• Evitar conversaciones sobre información clínica en presencia de terceros no autorizados.
• Utilizar los formatos, dispositivos y sistemas autorizados por el Centro Integral para el tratamiento de la información administrativa y, en el caso de la información clínica, aquellos definidos por el profesional responsable, siempre que cumplan las medidas de seguridad exigidas por la legislación vigente.
• Mantener bajo su custodia la documentación física o electrónica correspondiente a la información clínica cuya administración sea de su responsabilidad, así como proteger la información administrativa suministrada por el Centro Integral.
• Reportar inmediatamente cualquier pérdida, acceso no autorizado o incidente relacionado con la información.

21.4. Dispositivos Electrónicos

Cuando durante la atención extramural se utilicen computadores portátiles, tabletas, teléfonos móviles u otros dispositivos electrónicos institucionales o autorizados, estos deberán contar con medidas de seguridad apropiadas, tales como:

• Acceso mediante usuario y contraseña o mecanismos de autenticación equivalentes.
• Bloqueo automático por inactividad.
• Actualización periódica del software.
• Protección contra programas maliciosos.
• Cifrado de la información, cuando resulte técnica y económicamente viable.

Los profesionales independientes serán responsables de garantizar que cualquier información clínica almacenada temporalmente en dispositivos electrónicos cuente con las medidas de seguridad exigidas por la normativa aplicable y sea incorporada oportunamente al sistema o archivo bajo su custodia.

21.5. Custodia de Documentos

Cuando sea necesario utilizar documentos físicos durante la atención extramural, los profesionales deberán garantizar su adecuada custodia y evitar su pérdida, deterioro, acceso no autorizado o reproducción indebida.

Finalizada la actividad, los documentos administrativos deberán incorporarse a los archivos institucionales del Centro Integral, mientras que la documentación clínica hará parte de la historia clínica administrada y custodiada por el profesional de la salud responsable, conforme a la normativa especial vigente.

21.6. Confidencialidad

Los profesionales deberán adoptar las medidas necesarias para que la atención extramural se desarrolle en condiciones que preserven la intimidad del usuario y la confidencialidad de la información tratada.

Cuando las condiciones del lugar no permitan garantizar un nivel razonable de privacidad, el profesional evaluará la conveniencia de reprogramar la atención o implementar medidas adicionales para proteger la información del usuario.

21.7. Acceso y Registro de la Información

La información administrativa obtenida durante la atención extramural deberá registrarse en los sistemas de información institucionales del Centro Integral, cuando resulte necesario para la coordinación de los servicios.

La información clínica derivada de la atención será registrada y conservada por el profesional responsable dentro de la historia clínica correspondiente, conforme a la normativa especial aplicable.

21.8. Responsabilidades de los Profesionales

Los profesionales que desarrollen actividades extramurales serán responsables de:

• Cumplir la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Proteger la confidencialidad de la información obtenida.
• Elaborar, custodiar, conservar y administrar las historias clínicas cuando la prestación del servicio así lo requiera, conforme a la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999, la Resolución 839 de 2017 y demás normas que regulen la materia.
• Custodiar adecuadamente los documentos y dispositivos utilizados.
• Reportar incidentes de seguridad.
• Utilizar exclusivamente los canales institucionales para el intercambio de información.
• Abstenerse de compartir información mediante aplicaciones o medios no autorizados por el Centro Integral.
• Mantener claramente separada la información administrativa suministrada por el Centro Integral de la información clínica bajo su responsabilidad profesional.

21.9. Seguimiento y Control

Dichas actividades estarán orientadas al cumplimiento de la presente Política respecto de la información administrativa tratada por el Centro Integral y no implicarán acceso al contenido de las historias clínicas administradas por los profesionales independientes, salvo autorización del titular o disposición legal que lo permita.

21.10. Delimitación de Responsabilidades sobre la Historia Clínica

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. desarrolla programas de atención en salud mental mediante profesionales independientes debidamente habilitados para el ejercicio de su profesión.

En consecuencia, la elaboración, diligenciamiento, custodia, conservación, reserva y administración de las historias clínicas corresponde exclusivamente al profesional tratante, conforme a la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999, la Resolución 839 de 2017, la Ley 1751 de 2015 y las demás normas que regulan la materia.

El Centro Integral tratará únicamente la información administrativa necesaria para la coordinación y gestión de los servicios, sin asumir funciones propias del custodio de la historia clínica, salvo que en el futuro su modelo operativo cambie o exista una obligación legal que así lo establezca.

Anexo relacionado con este capítulo: Anexo N — Protocolo para la Atención Extramural y la Protección de Datos Personales.

22.1. Generalidades

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. podrá vincular profesionales independientes para la prestación de servicios de salud, salud mental, psicología, psiquiatría, trabajo social, acompañamiento espiritual, capacitación, consultoría u otras actividades relacionadas con su objeto social.

Cuando dichos profesionales, en desarrollo de sus funciones, tengan acceso a datos personales o datos personales sensibles administrados por el Centro Integral, deberán cumplir las disposiciones previstas en la presente Política, en la legislación colombiana sobre protección de datos personales y en las demás normas que regulen el ejercicio de su profesión.

22.2. Deber de Confidencialidad

Todo profesional independiente deberá mantener estricta reserva sobre la información personal conocida durante la ejecución de sus actividades.

La obligación de confidencialidad comprende, entre otros:

• Datos de identificación de los usuarios.
• Información clínica.
• Historias clínicas.
• Diagnósticos.
• Valoraciones psicológicas.
• Valoraciones psiquiátricas.
• Información familiar y social.
• Datos administrativos.
• Información financiera cuando corresponda.
• Cualquier otro dato personal al que tenga acceso.

Esta obligación permanecerá vigente aun después de finalizar la relación contractual con el Centro Integral.

22.3. Tratamiento de Datos Personales

Los profesionales independientes únicamente podrán tratar datos personales:

• Para el cumplimiento de las actividades contratadas.
• Siguiendo las instrucciones impartidas por el Centro Integral.
• Dentro de las finalidades autorizadas por el titular.
• Observando los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.

Queda prohibido utilizar la información para fines personales, comerciales, académicos o distintos a aquellos autorizados por el Centro Integral o permitidos por la ley.

22.4. Acceso a la Información

El acceso a los sistemas de información, historias clínicas y demás bases de datos será otorgado únicamente cuando resulte necesario para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

El Centro Integral aplicará el principio de mínimo privilegio, concediendo a cada profesional únicamente los permisos indispensables para el desarrollo de sus funciones.

Los accesos podrán ser modificados, restringidos o revocados en cualquier momento cuando desaparezca la necesidad funcional o finalice la relación contractual.

22.5. Uso de Equipos y Sistemas

Los profesionales deberán utilizar preferentemente los equipos, plataformas y sistemas autorizados por el Centro Integral.

Cuando excepcionalmente se autorice el uso de equipos propios, el profesional deberá garantizar la implementación de medidas adecuadas de seguridad, tales como:

• Autenticación mediante usuario y contraseña.
• Actualización del software.
• Protección contra programas maliciosos.
• Bloqueo automático.
• Cifrado de la información cuando resulte técnica y económicamente viable.

En ningún caso podrán almacenarse historias clínicas o bases de datos institucionales en dispositivos personales sin autorización expresa del Centro Integral.

22.6. Intercambio de Información

Toda comunicación que contenga datos personales deberá realizarse mediante los canales institucionales autorizados.

Los profesionales deberán abstenerse de utilizar cuentas personales de correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea o plataformas no autorizadas para compartir información personal o clínica, salvo que exista autorización institucional y se implementen medidas de seguridad adecuadas.

22.7. Conservación de la Información

Los profesionales independientes no podrán conservar copias de historias clínicas, bases de datos o cualquier otra información personal una vez finalizada la prestación del servicio o cuando desaparezca la necesidad que justificó su tratamiento.

Al terminar la relación contractual deberán:

• Devolver toda la información recibida.
• Entregar los documentos físicos bajo su custodia.
• Eliminar de forma segura las copias electrónicas cuya conservación no esté legalmente autorizada.
• Certificar, cuando el Centro Integral lo solicite, la destrucción o devolución de la información.

22.8. Reporte de Incidentes

Todo profesional independiente deberá informar inmediatamente al Centro Integral cualquier incidente que pueda comprometer la seguridad de los datos personales, incluyendo, entre otros:

• Pérdida de información.
• Accesos no autorizados.
• Robo o extravío de dispositivos.
• Divulgación accidental.
• Alteración de registros.
• Ataques informáticos.
• Uso indebido de credenciales.

La notificación deberá realizarse tan pronto como el profesional tenga conocimiento del incidente, aportando toda la información necesaria para su adecuada gestión.

22.9. Obligaciones Contractuales

Los contratos celebrados con profesionales independientes deberán incorporar, cuando resulte aplicable, cláusulas relacionadas con:

• Protección de datos personales.
• Confidencialidad.
• Reserva profesional.
• Seguridad de la información.
• Tratamiento de datos sensibles.
• Manejo de historias clínicas.
• Reporte de incidentes de seguridad.
• Devolución o eliminación de información al finalizar el contrato.
• Responsabilidad por el incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Política.

22.10. Capacitación y Cumplimiento

El Centro Integral podrá suministrar lineamientos, capacitaciones o instrucciones a los profesionales independientes sobre el tratamiento adecuado de los datos personales y la seguridad de la información.

Los profesionales deberán conocer y cumplir estas directrices como condición para el desarrollo de las actividades contratadas.

22.11. Auditoría y Verificación

El Centro Integral podrá verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en este capítulo mediante actividades de seguimiento, revisión documental, auditorías internas o cualquier otro mecanismo permitido por la ley y por el contrato celebrado con el profesional independiente.

Cuando se evidencien incumplimientos, el Centro Integral podrá adoptar las medidas contractuales y legales correspondientes.

22.12. Incumplimiento

El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la protección de datos personales, la reserva de la información o la seguridad de la información podrá dar lugar a la terminación del contrato, sin perjuicio de las acciones civiles, administrativas, disciplinarias o penales a que haya lugar conforme a la legislación colombiana.

Anexo relacionado con este capítulo: Anexo O — Compromiso de Confidencialidad para Profesionales Independientes.

23.1. Finalidad

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. podrá implementar sistemas de videovigilancia en sus instalaciones con el propósito de proteger a las personas, los bienes, la infraestructura, la información y los activos institucionales, así como apoyar las actividades de seguridad física, prevención de riesgos, control de acceso, investigación de incidentes y cumplimiento de obligaciones legales.

Las imágenes captadas serán tratadas exclusivamente para las finalidades autorizadas por la ley y no podrán utilizarse para propósitos incompatibles con aquellas que motivaron su recolección.

23.2. Alcance

Los sistemas de videovigilancia podrán operar en:

• Áreas de acceso a las instalaciones.
• Recepción.
• Zonas comunes.
• Pasillos.
• Parqueaderos.
• Áreas administrativas.
• Demás espacios que el Centro Integral determine, siempre que ello resulte necesario y proporcional.

En ningún caso se instalarán cámaras en lugares donde pueda afectarse desproporcionadamente la intimidad de las personas, tales como:

• Baños.
• Vestidores.
• Consultorios durante la atención clínica, salvo que exista una obligación legal, una finalidad asistencial debidamente justificada o el consentimiento expreso del titular cuando sea exigible.
• Espacios destinados al descanso del personal.
• Cualquier otro lugar cuya naturaleza implique una expectativa razonable de privacidad.

23.3. Datos Personales Tratados

A través de los sistemas de videovigilancia podrán tratarse, entre otros:

• Imágenes.
• Videos.
• Fecha y hora de ingreso o permanencia.
• Ubicación dentro de las instalaciones.
• Datos asociados al control de acceso, cuando corresponda.

Cuando de las imágenes sea posible identificar personas, estas constituirán datos personales y serán tratadas conforme a la Ley 1581 de 2012 y la presente Política.

23.4. Avisos Informativos

El Centro Integral informará la existencia de sistemas de videovigilancia mediante avisos visibles ubicados en los accesos o zonas vigiladas.

Estos avisos indicarán, como mínimo:

• Que el lugar cuenta con videovigilancia.
• La identificación del Responsable del Tratamiento.
• La finalidad general del tratamiento.
• Los canales de contacto para el ejercicio de los derechos de los titulares.
• La referencia a la Política de Tratamiento de Datos Personales.

23.5. Acceso a las Grabaciones

Las grabaciones obtenidas mediante los sistemas de videovigilancia tendrán carácter confidencial.

Solo podrán acceder a ellas:

• El personal expresamente autorizado por el Centro Integral.
• Las autoridades judiciales o administrativas competentes en ejercicio de sus funciones.
• El titular de las imágenes, cuando resulte procedente conforme a la legislación vigente y siempre que ello no afecte los derechos de terceros.
• Las demás personas autorizadas por la ley.

El Centro Integral llevará controles internos sobre las consultas, reproducciones o entregas de las grabaciones cuando ello sea técnicamente posible.

23.6. Conservación de las Grabaciones

Las grabaciones serán conservadas únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su captura o mientras exista una obligación legal o un requerimiento de autoridad competente.

Una vez cumplido dicho término, las imágenes serán eliminadas o destruidas de manera segura, salvo que deban conservarse como soporte de investigaciones, procesos judiciales, administrativos, disciplinarios o requerimientos legales.

23.7. Medidas de Seguridad

El Centro Integral implementará medidas técnicas, físicas y administrativas para proteger las grabaciones contra pérdida, alteración, acceso no autorizado, divulgación, copia o destrucción.

Entre otras medidas podrán implementarse:

• Control de acceso mediante usuarios autorizados.
• Contraseñas seguras.
• Registro de accesos cuando técnicamente sea posible.
• Protección física de los equipos de grabación.
• Copias de seguridad cuando resulten necesarias.
• Restricción de reproducción o exportación de videos.

23.8. Derechos de los Titulares

Las personas cuyas imágenes sean captadas podrán ejercer los derechos previstos en la Ley 1581 de 2012, especialmente los de conocer, actualizar, rectificar y solicitar prueba del tratamiento realizado, en los casos en que ello resulte procedente.

El ejercicio de estos derechos estará sujeto a la protección de los derechos de terceros, la reserva legal de determinadas actuaciones y las limitaciones establecidas por la normativa vigente.

23.9. Entrega de Grabaciones

Las grabaciones únicamente serán entregadas:

• Al titular de la información, cuando legalmente proceda.
• A las autoridades competentes mediante requerimiento formal.
• En cumplimiento de una obligación legal o de una orden judicial.

Toda entrega deberá quedar documentada mediante un registro interno que identifique:

• La fecha de la solicitud.
• El solicitante.
• El fundamento jurídico de la entrega.
• La información suministrada.
• El funcionario responsable.

23.10. Responsabilidades

El personal autorizado para administrar el sistema de videovigilancia deberá:

• Mantener la confidencialidad de las grabaciones.
• Utilizar las imágenes únicamente para las finalidades autorizadas.
• Proteger los equipos y dispositivos de almacenamiento.
• Reportar cualquier incidente de seguridad relacionado con las grabaciones.
• Cumplir la presente Política y las instrucciones impartidas por el Centro Integral.

23.11. Revisión y Auditoría

El Centro Integral podrá realizar revisiones periódicas del sistema de videovigilancia para verificar:

• El adecuado funcionamiento de los equipos.
• El cumplimiento de la legislación sobre protección de datos personales.
• La correcta conservación de las grabaciones.
• El acceso autorizado a las imágenes.
• La eficacia de las medidas de seguridad implementadas.

Anexo relacionado con este capítulo: Anexo P — Protocolo para el Tratamiento de Datos Personales mediante Sistemas de Videovigilancia.

24.1. Página Web Institucional

El Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. podrá disponer de un sitio web institucional con el propósito de divulgar información sobre sus programas, servicios, actividades, eventos, publicaciones, campañas de promoción de la salud mental y demás actividades relacionadas con su objeto social.

Cuando los usuarios suministren información personal a través del sitio web, el Centro Integral tratará dichos datos conforme a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y a la legislación colombiana vigente.

Los datos personales podrán ser recolectados, entre otros, mediante:

• Formularios de contacto.
• Solicitudes de información.
• Solicitudes de citas o atención.
• Inscripción a eventos, cursos o capacitaciones.
• Formularios para donaciones.
• Formularios de voluntariado.
• Formularios de empleo o vinculación.
• Encuestas de satisfacción.
• Suscripción a boletines informativos.
• Otros servicios ofrecidos a través del sitio web.

24.2. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados mediante el sitio web podrán utilizarse para:

• Dar respuesta a solicitudes realizadas por los usuarios.
• Gestionar citas o procesos de atención.
• Enviar información relacionada con los servicios institucionales.
• Gestionar programas académicos, comunitarios y sociales.
• Administrar procesos de inscripción.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales y contractuales.
• Mejorar la calidad del sitio web y de los servicios ofrecidos.
• Elaborar estadísticas internas.
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.
• Las demás finalidades previamente informadas al titular.

24.3. Cookies

El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares con el propósito de:

• Facilitar la navegación.
• Recordar preferencias del usuario.
• Mejorar la experiencia de uso.
• Analizar el comportamiento de navegación.
• Obtener estadísticas de utilización del sitio web.
• Optimizar el funcionamiento de la plataforma.

Las cookies utilizadas no tendrán como finalidad recolectar información diferente a la autorizada por el usuario o permitida por la legislación vigente.

Cuando sea requerido por la normativa aplicable, el sitio web solicitará el consentimiento del usuario antes de instalar cookies que no sean estrictamente necesarias para el funcionamiento de la plataforma.

24.4. Administración de Cookies

Los usuarios podrán configurar sus navegadores para aceptar, rechazar o eliminar las cookies instaladas en sus dispositivos.

La desactivación de determinadas cookies podrá afectar el funcionamiento o la disponibilidad de algunos servicios del sitio web.

El Centro Integral podrá actualizar periódicamente las tecnologías utilizadas para la gestión de cookies conforme a la evolución tecnológica y a la normativa vigente.

24.5. Redes Sociales

El Centro Integral podrá mantener perfiles institucionales en redes sociales, tales como:

• Facebook.
• Instagram.
• LinkedIn.
• YouTube.
• TikTok.
• X (antes Twitter).
• Otras plataformas digitales que se implementen en el futuro.

Estos canales tendrán fines informativos, educativos, institucionales, científicos, académicos y de promoción de la salud mental y del bienestar integral.

24.6. Interacción con Usuarios

Los datos personales suministrados voluntariamente por los usuarios mediante comentarios, mensajes, formularios o cualquier otro mecanismo disponible en las redes sociales podrán ser tratados por el Centro Integral para:

• Atender solicitudes de información.
• Responder consultas.
• Gestionar solicitudes de servicios.
• Invitar a eventos institucionales.
• Gestionar campañas de prevención y promoción.
• Mejorar la interacción con la comunidad.
• Cumplir obligaciones legales.

La información publicada por los usuarios en redes sociales podrá estar igualmente sometida a las políticas de privacidad de cada plataforma.

24.7. Uso de Imágenes y Contenido Multimedia

El Centro Integral podrá publicar fotografías, videos, grabaciones de audio y demás material audiovisual relacionado con sus actividades institucionales, siempre que exista autorización del titular cuando esta sea requerida por la legislación vigente.

Tratándose de menores de edad, la publicación de imágenes requerirá la autorización de quienes ejerzan la patria potestad, representación legal o custodia, además de la consideración del interés superior del menor.

En ningún caso se divulgarán imágenes o información clínica que permitan identificar a usuarios sin el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

24.8. Enlaces a Sitios de Terceros, Publicidad Digital y Generación de Contactos

El sitio web podrá contener enlaces hacia páginas administradas por terceros.

El Centro Integral no será responsable por las políticas de privacidad, prácticas de tratamiento de datos personales, contenidos o medidas de seguridad implementadas por dichos terceros.

Se recomienda a los usuarios consultar las políticas de privacidad correspondientes antes de suministrar información personal.

El Centro Integral podrá pautar anuncios en plataformas digitales, incluyendo Meta (Facebook e Instagram), con el propósito de dar a conocer sus programas y servicios institucionales.

Cuando el interesado haga clic en un anuncio y sea redirigido a un canal de mensajería como WhatsApp, el Centro Integral pondrá a su disposición, desde el primer contacto, un aviso breve que lo remita a la presente Política y al Aviso de Privacidad, antes de continuar con la atención de su solicitud.

El Centro Integral no utilizará la interacción de los titulares con anuncios relacionados con programas de salud mental o tratamiento de adicciones para inferir, clasificar o segmentar audiencias con base en su estado de salud, salvo que cuente con el fundamento legal o la autorización correspondiente.

Los datos personales recolectados a través de este canal serán tratados conforme a las finalidades y garantías establecidas en el Capítulo 11.8 y en el Capítulo 18 de la presente Política.

24.9. Servicios de Terceros

El Centro Integral podrá utilizar herramientas tecnológicas suministradas por terceros para la administración del sitio web, analítica, alojamiento, formularios electrónicos, videoconferencias, correo electrónico institucional u otros servicios tecnológicos.

Cuando dichos terceros tengan acceso a datos personales, el Centro Integral verificará que el tratamiento se realice conforme a la legislación vigente y adoptará las medidas contractuales y de seguridad que resulten aplicables.

24.10. Seguridad de la Información

El Centro Integral implementará medidas razonables de carácter técnico, administrativo y organizacional para proteger la información recolectada mediante el sitio web y las redes sociales contra:

• Accesos no autorizados.
• Alteración.
• Divulgación.
• Pérdida.
• Destrucción.
• Uso indebido.

24.11. Ejercicio de Derechos

Los titulares de los datos personales podrán ejercer los derechos previstos en la presente Política respecto de la información recolectada mediante el sitio web o las redes sociales, utilizando los canales oficiales de atención establecidos por el Centro Integral.

24.12. Actualización Tecnológica

El Centro Integral podrá modificar el funcionamiento del sitio web, incorporar nuevas herramientas tecnológicas, implementar nuevos canales digitales o actualizar los mecanismos de tratamiento de datos personales cuando ello resulte necesario para mejorar la prestación de sus servicios o para cumplir la legislación vigente.

Cuando dichas modificaciones impliquen cambios sustanciales en el tratamiento de los datos personales, el Centro Integral actualizará la presente Política y adoptará las medidas de información que resulten aplicables.

Anexo relacionado con este capítulo: Anexo Q — Política de Cookies y Medios Digitales.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales del Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S. entra en vigor a partir del XX de julio de 2026, fecha de su aprobación por el Representante Legal, y permanecerá vigente mientras el Centro Integral realice actividades que impliquen el tratamiento de datos personales y hasta tanto sea modificada o sustituida por una nueva versión.

El Centro Integral podrá actualizar, modificar o complementar esta Política cuando:

• Se presenten cambios en la legislación aplicable sobre protección de datos personales.
• La Superintendencia de Industria y Comercio o cualquier otra autoridad competente expida nuevas disposiciones o lineamientos.
• Se implementen nuevos procesos, servicios, tecnologías o canales de recolección y tratamiento de datos personales.
• Se identifiquen oportunidades de mejora derivadas de auditorías, revisiones internas o gestión de riesgos.
• Existan cambios en la estructura organizacional o en las actividades desarrolladas por el Centro Integral que impacten el tratamiento de datos personales.

Toda modificación será aprobada por el Representante Legal o por la instancia que haga sus veces, será incorporada al control de versiones del documento y se divulgará a los titulares de los datos personales cuando la naturaleza de los cambios así lo requiera, a través de los medios institucionales disponibles.

Las bases de datos administradas por el Centro Integral serán conservadas durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, atender obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, sanitarias y de archivo, así como para la defensa de los intereses del Centro Integral en actuaciones administrativas o judiciales, de conformidad con la legislación vigente y con la Matriz de Conservación de Datos Personales (Anexo L).

Cláusula de aprobación

Aprobó:

Representante Legal
Centro Espiritual E Integral Función Futuro Sancti Spiritus S.A.S.

Fecha de aprobación: XX de julio de 2026